Para llevar a cabo sus tareas, la estructura organizacional debe realizar diferentes procesos. Un proceso es el conjunto de fases sucesivas de un fenómeno. Los procesos que se realizan en las organizaciones son: Proceso de planeamiento, proceso de gestión y proceso de control.

El Proceso de Planeamiento

El planeamiento es un proceso por el cual la organización piensa anticipadamente las acciones que va a desarrollar para alcanzar objetivos fijados. El comportamiento administrativo le da sentido, y las acciones están soportadas por un plan. No todas las organizaciones tienen el mismo nivel de planeamiento.

La Viabilidad de los Objetivos

Es importante tener un nivel de planeamiento para que la organización no actúe de forma improvisada. El criterio de viabilidad tiene que ver con las etapas de la vida de una organización. Ser viable significa que los recursos humanos y materiales actúan entre sí para alcanzar los objetivos. Lo viable es lo posible.

Etapas del Planeamiento

1. Reconocer la visión interna de la organización: Lo que los niveles superiores desean para la organización en el largo plazo.
2. Búsqueda de la misión: Identificar la misión, qué quiere lograr la organización en el contexto en el que actúa.
3. Fijación de objetivos: Cuando se conocen la visión interna y la misión, los administradores pueden fijar objetivos. Estos dependen del entorno, guiados por la visión compartida y la misión organizacional.
4. Fijación de metas: Fijar objetivos que sirven como guía para la toma de decisiones, las actividades y acciones que la organización realiza. Las metas se interrelacionan entre sí, dependiendo unas de otras, formando una red.
5. El análisis de los datos internos de la organización y del contexto: Se analiza la relación entre los datos y el contexto, y el impacto que el contexto puede tener sobre la empresa. En la evaluación de datos se evalúan los datos obtenidos teniendo en cuenta las metas.
6. Selección de alternativas: Se elige una alternativa entre varias opciones, aquella que permita alcanzar en mejor medida los objetivos.
7. Implantación y control: Se establecen instrucciones para que los planes se lleven a cabo, se controlan los resultados de la tarea realizada para evaluar en qué medida se desvió lo planeado, se determinan los desvíos y se buscan las causas de esos desvíos para que no sucedan de nuevo.

Programas y Presupuestos

La forma de llevar a cabo las metas es elaborando programas y presupuestos. Los programas son un conjunto de tareas que deben llevarse a la práctica para cumplir la meta. Los presupuestos son la estimación de los recursos necesarios para desarrollar los programas.

Clasificación del Planeamiento

El planeamiento se clasifica de este modo:

1. Planeamiento estratégico:
   • Conoce la misión de la organización, sus valores y su cultura.
   • Descubre oportunidades en los negocios.
   • Conoce el contexto y las amenazas que pueden surgir.

   Características del planeamiento estratégico: es de largo plazo, afecta a la organización en su totalidad y es complejo. El planeamiento estratégico genera planes que deben tener en cuenta las fortalezas y debilidades de la organización.

2. Planeamiento táctico o de gestión:
   • Es con mayor grado de detalle, incluye planes específicos de un único uso que se anulan cuando la meta se alcanza.
   • El planeamiento de gestión puede ser de corto o de largo plazo.
   • El planeamiento de gestión se plasma en presupuestos, en programas o procedimientos cuando se trata de situaciones rutinarias.

Presupuestos

La gestión de la organización genera la necesidad de elaborar presupuestos.

1. Presupuesto económico: Pertenecen a este tipo los presupuestos que valorizan las acciones económicas de la organización.
   • El presupuesto de ventas.
   • El presupuesto de producción, calcula la cantidad a producir en función del presupuesto en materias primas.
   • El presupuesto de gastos de comercialización, calcula los montos a gastar en sueldos de vendedores, cargas sociales, fletes, etc.
   • El presupuesto de gastos de administración, calcula los montos a gastar en sueldos, seguros, papelerías, servicios de agua, luz y teléfono.
2. Presupuesto financiero: Calcula el flujo de fondos con los que contará la organización, mide el flujo de ingresos por las cobranzas y el flujo de egresos por los pagos.
3. Presupuesto de inversiones: Calcula las inversiones posibles a realizar en la compra de activos fijos.

Todos los presupuestos comparten información. El presupuesto de producción debe contemplar los volúmenes esperados de venta y el presupuesto financiero debe considerar los pagos de los insumos como las cobranzas por la venta.

Proceso de Gestión

Es el conjunto de las acciones, transacciones y decisiones que la organización lleva a cabo para alcanzar los objetivos y que se concentren en resultados. La organización desarrolla el proceso de gestión, basándose en la estructura que la soporta, a través de estructuras que se llevan a cabo las interrelaciones y las comunicaciones. Por lo tanto, la calidad del proceso de gestión depende de la estructura de la organización. La estructura hace posible la gestión, pero no es el único elemento a considerar. La forma en que los gerentes llevan a cabo su gestión es otro elemento importante.

Los conocimientos que se requieren para desempeñar este rol actualmente son:

• Creatividad
• Conocimientos sólidos del área
• Capacidad de liderazgo
• Saber comunicar
• Generar y demostrar confianza
• Estructura
• Liderazgo

Criterios para la Medición del Proceso de Gestión

Si bien el éxito del proceso de gestión se mide por los resultados, no podemos dejar de resaltar que toda buena gestión debe buscar la eficacia y la eficiencia.

Eficacia

Se asocia al logro de los objetivos. Alguien es eficaz cuando alcanza los objetivos propuestos. Los administradores gestionan los negocios tratando de ser eficaces, es decir, cumplir los objetivos. Hay distintos niveles de eficacia.

Eficiencia

Vincula el costo que representó alcanzar los objetivos. El proceso es eficiente cuando los recursos son los mínimos necesarios para obtener los resultados logrados. Es una relación de insumos-producto obtenido. La gestión es más eficiente cuanto menor sea la cantidad de insumos usados.

La Eficacia y la Eficiencia Deben Complementarse

Puede existir un proceso de gestión eficaz, pero ineficiente, con un gran derroche de recursos, y hasta pueden ser más caros que los beneficios.

Proceso de Control

A través de este se comparan los resultados de las acciones en el proceso de gestión con las metas fijadas y se analizan los desvíos. El control es un proceso continuo y la información es su energía.