Procesos Clave en la Gestión de Proyectos: Interesados, Costos, Comunicaciones, RRHH, Calidad, Riesgos y Adquisiciones

Gestión de los Interesados del Proyecto

Proceso necesario para identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto, para analizar sus expectativas y su impacto en el proyecto.

Identificar a los Interesados

Proceso de identificar a las personas, grupos u organizaciones que podrían afectar o ser afectados por una decisión, actividad o resultado del proyecto, así como de analizar y documentar información relevante a sus intereses, participación, interdependencias, influencia y posible impacto en el éxito del proyecto.

Herramientas y Técnicas (H-T): Análisis de interesados, Juicio de Expertos (JE), Reuniones.
Salidas: Registro de interesados.

Planificar la Gestión de los Interesados

Proceso de desarrollar estrategias de gestión adecuadas para lograr la participación eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con base en el análisis de sus necesidades, intereses y el posible impacto en el éxito del proyecto.

H-T: Juicio de Expertos (JE), Reuniones, Técnicas analíticas.
Salidas: Plan de gestión de los interesados, Actualización a los documentos.

Gestionar la Participación de los Interesados

Proceso de comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus necesidades/expectativas, abordar los incidentes en el momento en que ocurren y fomentar la participación adecuada de los interesados en las actividades del proyecto a lo largo del ciclo de vida.

H-T: Métodos de comunicación, Habilidades interpersonales, Habilidades de gestión.
Salidas: Registro de incidentes, Solicitudes de cambio, Actualizaciones al plan, Documentos y Activos.

Controlar la Participación de los Interesados

Proceso de monitorear globalmente las relaciones de los interesados del proyecto y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los interesados.

H-T: Sistema de gestión de la información, Juicio de Expertos (JE), Reuniones.
Salidas: Información de desempeño del trabajo, Solicitudes de cambio, Actualizaciones de plan, Documentos y Activos.

Gestión de los Costos del Proyecto

Procesos relacionados con planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiación, gestionar y controlar costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

Planificar la Gestión de Costos

Proceso que establece políticas, procedimientos y la documentación necesaria para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto.

H-T: Juicio de Expertos, Reuniones, Técnicas analíticas.
Salidas: Plan de gestión de costos.

Estimar Costos – Determinar el Presupuesto

Proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo de cara a establecer una línea base de costos autorizada.

H-T: Agregación de costos, Análisis de reservas, Juicio de Expertos, Relaciones históricas, Conciliación del límite de financiamiento.
Salidas: Línea base de costos, Requerimientos de financiamiento del proyecto, Actualizaciones a los documentos.

Controlar los Costos

Proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar sus costos y gestionar cambios en la línea base de los costos.

H-T: Gestión del valor ganado, Pronósticos, Índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI), Revisión del desempeño, Software de gestión de proyectos, Análisis de reservas.
Salidas: Información del desempeño del trabajo, Pronóstico de costos, Solicitudes de cambio, Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto, Actualizaciones a los documentos del proyecto, Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización.

Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

Procesos requeridos para asegurar que la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados.

Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Proceso de desarrollar un enfoque y un plan adecuado para las comunicaciones del proyecto sobre las bases de las necesidades y los requerimientos de información de los interesados y de los activos de la organización disponibles.

H-T: Tecnología de comunicación, Análisis de requisitos de comunicación, Modelos y métodos de comunicación, Reuniones.
Salidas: Plan de gestión de las comunicaciones, Actualización de los documentos.

Gestionar las Comunicaciones

Proceso de crear, recopilar, distribuir, recuperar, almacenar y realizar la disposición final de la información del proyecto de acuerdo con el plan de gestión de las comunicaciones.

H-T: Tecnología de comunicación, Modelos y métodos de comunicación, Sistema de gestión de la información, Informes de desempeño.
Salidas: Comunicaciones del proyecto, Actualización del plan, Activos y Documentos.

Controlar las Comunicaciones

Proceso de controlar y monitorear las comunicaciones a lo largo del ciclo de vida del proyecto para asegurar que se satisfagan las necesidades de información de los interesados.

H-T: Sistemas de gestión de la información, Juicio de Expertos y Reuniones.
Salidas: Información de desempeño, Solicitudes de cambio, Actualizaciones de documentos, Planes y Activos.

Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto

Procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto.

Planificar la Gestión de los Recursos Humanos

Proceso de identificar y documentar los roles dentro de un proyecto, responsabilidades, habilidades requeridas y relaciones de comunicación, así como crear un plan para la gestión de personal.

H-T: Organigramas y descripciones de cargos, Creación de relaciones de trabajo, Teoría organizacional, Juicio de Expertos, Reuniones.
Salidas: Plan de gestión de Recursos Humanos.

Adquirir al Equipo del Proyecto

Proceso de confirmar la disponibilidad de Recursos Humanos y obtener el equipo necesario para completar las actividades del proyecto.

H-T: Asignación previa, Equipos virtuales, Análisis de decisiones multicriterio, Negociación, Adquisición.
Salidas: Asignaciones de personal al proyecto, Calendarios de recursos, Actualizaciones del plan.

Desarrollar al Equipo del Proyecto

Proceso de mejorar las competencias, la interacción entre los miembros y el entorno en general del equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto.

H-T: Habilidades interpersonales, Capacitación, Actividades de desarrollo del espíritu del equipo, Reglas básicas, Reubicación, Reconocimiento y recompensas, Herramientas para la evaluación del personal.
Salidas: Evaluaciones del desempeño del equipo, Actualizaciones a los factores ambientales de la empresa.

Dirigir el Equipo del Proyecto

Proceso de seguimiento del desempeño de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y gestionar los cambios en el equipo con el fin de optimizar el desempeño del proyecto.

H-T: Observaciones y conversación, Evaluaciones de desempeño del proyecto, Gestión de conflictos, Habilidades interpersonales.
Salidas: Solicitudes de cambio, Actualización de los factores ambientales, Planes, Documentos y Activos.

Gestión de la Calidad del Proyecto

Procesos y actividades de la organización ejecutora que establecen las políticas de calidad, objetivos y responsabilidades de calidad para que el proyecto satisfaga las necesidades para las que fue acometido.

Planificar la Gestión de Calidad

Proceso de identificar requisitos y/o estándares de calidad para el proyecto y sus entregables, así como documentar cómo el proyecto demostrará el cumplimiento con los mismos.

H-T: Análisis costo-beneficio, Costo de calidad, 7 herramientas básicas de calidad, Estudios comparativos, Diseño de experimentos, Muestreo estadístico, Otras herramientas de planificación de calidad, Reuniones.
Salidas: Plan de gestión de la calidad, Plan de mejoras del proceso, Métricas de calidad, Listas de verificación de calidad, Actualizaciones a los documentos del proyecto.

Realizar el Aseguramiento de Calidad

Proceso de auditar los requisitos de calidad y los resultados obtenidos a partir de las medidas de control de calidad, a fin de garantizar que se utilicen los estándares de calidad y las definiciones operativas adecuadas.

H-T: Herramientas de gestión y control de calidad, Auditorías de calidad, Análisis de procesos.
Salidas: Solicitudes de cambio, Actualizaciones en el plan del proyecto, Documentos del proyecto y Activos de los procesos de la organización.

Controlar la Calidad

Proceso de monitorear y registrar los resultados de la ejecución de las actividades de calidad a fin de evaluar el desempeño y recomendar los cambios necesarios.

H-T: Revisión de solicitudes de cambio aprobadas, 7 herramientas básicas de la calidad, Inspecciones, Muestreo estadístico.
Salidas: Medidas de control de calidad, Cambios validados, Entregas verificadas, Información de desempeño del trabajo, Solicitudes de cambio, Actualizaciones al plan, a los documentos y a los activos de los procesos de la organización.

Gestión de los Riesgos del Proyecto

Procesos para llevar a cabo la planificación de la gestión de los riesgos, así como la identificación, análisis, planificación de respuesta y control de los riesgos de un proyecto.

Planificar la Gestión de Riesgos

Proceso de definir cómo realizar las actividades de gestión de riesgos del proyecto.

H-T: Juicio de Expertos, Reuniones, Técnicas analíticas.
Salidas: Plan de gestión de riesgos.

Identificar los Riesgos

Proceso de determinar los riesgos que pueden afectar al proyecto y documentar sus características.

H-T: Revisión de la documentación, Técnicas de recopilación de información, Análisis con lista de verificación, Análisis de supuestos, Técnicas de diagramación, Análisis FODA, Juicio de Expertos.
Salidas: Registro de riesgos.

Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos

Proceso de priorizar riesgos para análisis o acción posterior, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia e impacto de dichos riesgos.

H-T: Evaluación de probabilidad e impacto de los riesgos, Matriz de probabilidad e impacto, Evaluación de la calidad de los datos sobre riesgos, Categorización de riesgos, Evaluación de la urgencia de los riesgos, Juicio de Expertos.
Salidas: Actualización de documentos.

Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos

Proceso de analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto.

H-T: Técnicas de recopilación y representación de datos, Técnicas de análisis cuantitativo de riesgos y de modelado, Juicio de Expertos.
Salidas: Actualización de documentos.

Planificar la Respuesta a los Riesgos

Proceso de desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto.

Controlar los Riesgos

Proceso de implementar los planes de respuesta a los riesgos, dar seguimiento a los riesgos identificados, monitorear los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos, evaluar la efectividad del proceso de gestión a través del proyecto.

H-T: Reevaluación, Auditoría de riesgos, Análisis de variación y de tendencias, Medición del desempeño técnico, Análisis de reservas, Reuniones.
Salidas: Información de desempeño del trabajo, Solicitudes de cambio, Actualizar documentos, Activos y Planes.

Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

Procesos necesarios para comprar o adquirir productos, servicios o resultados que es preciso obtener fuera del equipo del proyecto.

Planificar la Gestión de las Adquisiciones

Proceso de documentar las decisiones de adquisición del proyecto, especificar el enfoque e identificar a los proveedores potenciales.

H-T: Análisis de hacer o comprar, Investigación de mercado, Juicio de Expertos, Reuniones.
Salidas: Plan de gestión de las adquisiciones, Enunciados del trabajo relativos a adquisiciones, Documentos de adquisición, Criterios de selección de proveedores, Decisiones de hacer o comprar, Solicitudes de cambio, Actualización de documentos.

Efectuar las Adquisiciones

Proceso de obtener respuestas de los vendedores, seleccionarlos y adjudicarles un contrato.

H-T: Conferencia de oferentes, Técnicas de evaluación de propuestas, Estimaciones independientes, Publicidad, Negociación de adquisiciones, Juicio de Expertos, Técnicas analíticas.
Salidas: Vendedores seleccionados, Acuerdos, Calendarios de recursos, Solicitudes de cambio, Actualizaciones del plan y documentos.

Controlar las Adquisiciones

Proceso de gestionar las relaciones de adquisición, monitorear la ejecución de los contratos y ejecutar cambios y correcciones a los contratos según corresponda.

H-T: Sistema de control de cambios del contrato, Revisión del desempeño de las adquisiciones, Inspecciones y auditorías, Información del desempeño, Sistemas de pago, Administración de reclamaciones, Sistema de gestión de registros.
Salidas: Información de desempeño del trabajo, Solicitudes de cambio, Actualizaciones del plan, Documentos y Activos.

Cerrar las Adquisiciones

Proceso de cerrar cada adquisición.

H-T: Auditorías de la adquisición, Negociación de adquisiciones, Sistema de gestión de registros.
Salidas: Adquisiciones cerradas, Actualización de activos.

Glosario de Términos

Valor Ganado: Medida del trabajo realizado expresado en términos del presupuesto autorizado para dicho trabajo.
Estimación Análoga: Técnica para estimar la duración o costo de una actividad o proyecto utilizando datos históricos de una actividad o proyecto similar.
Estimación Ascendente: Técnica para estimar la duración o el costo de un proyecto mediante la suma de las estimaciones de los componentes del nivel inferior de la EDT.
Estimación Paramétrica: Técnica para estimar la duración o los costos utilizando un algoritmo con base en datos históricos o parámetros del proyecto.
Estimación por 3 Valores: Técnica para estimar la duración o los costos mediante la aplicación de un promedio de estimaciones optimista, pesimista y más probable.
Riesgo: Evento o condición incierta que, de producirse, tiene un efecto positivo o negativo en uno o más de los objetivos del proyecto.
Disposición Final de Información: Ver dónde almacenar la información del proyecto de modo que esté segura y sea de fácil acceso y recuperación.
Contrato: Acuerdo legal vinculante para las partes en virtud del cual el vendedor se le obliga a proporcionar algún valor (por ejemplo, producto, servicio o resultado especificado) y el comprador se obliga a proporcionar dinero o cualquier otra compensación de valor.
Contrato de Precio Fijo: Establece un precio total fijo para un producto, servicio o resultado definido que se va a suministrar. Cerrado, más honorarios con incentivos con ajuste económico de precio.
Contrato de Costos Reembolsables: Efectuar pagos al vendedor por todos los costos legítimos y reales que puede incurrir para completar el trabajo, costos más honorarios fijos, costos más honorarios con incentivos, costos más honorarios por cumplimiento de objetivos.
Contrato por Tiempos y Materiales.
Auditorías de Calidad: Proceso estructurado e independiente cuyo objetivo es determinar si las actividades del proyecto cumplen con las políticas, los procesos y los procedimientos de la organización y del proyecto.
Umbral de Costos: Establecen un valor acordado para la variación permitida antes de que sea necesario realizar una acción. Se utilizan para monitorear el desempeño de costos.