Gestión de Costos del Proyecto

Proceso para la planificación, estimación, presupuestación, financiación, obtención de financiación, gestión y control de costos, de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

Planificación de la Gestión de Costos

Proceso que establece las políticas, procedimientos y la documentación necesaria para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto.

H-T (Herramientas y Técnicas):

• Juicio de expertos
• Reuniones
• Técnicas analíticas

Salidas:

• Plan de gestión de costos

Estimación de Costos

Proceso para desarrollar una estimación aproximada de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto.

H-T:

• Juicio de expertos
• Estimación análoga
• Estimación paramétrica
• Estimación ascendente
• Estimación por 3 valores
• Análisis de reservas
• Costo de calidad
• Software de gestión de proyectos
• Análisis de ofertas de proveedores
• Técnicas grupales de toma de decisiones

Salidas:

• Estimación de costos de las actividades
• Base de estimaciones
• Actualizaciones a los documentos del proyecto

Determinación del Presupuesto

Proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costos autorizada.

H-T:

• Agregación de costos
• Análisis de reservas
• Juicio de expertos
• Relaciones históricas
• Conciliación del límite de financiamiento

Salidas:

• Línea base de costos
• Requerimientos de financiamiento del proyecto
• Actualizaciones a los documentos del proyecto

Control de Costos

Proceso para monitorear el estado del proyecto, actualizar sus costos y gestionar cambios en la línea base de costos.

H-T:

• Gestión del valor ganado
• Pronósticos
• Índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI)
• Revisiones de desempeño
• Software de gestión de proyectos
• Análisis de reservas

Salidas:

• Información de desempeño del trabajo
• Pronósticos de costos
• Solicitudes de cambio
• Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
• Actualizaciones a los documentos del proyecto
• Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Gestión de la Calidad del Proyecto

Procesos y actividades de la organización ejecutora que establecen las políticas de calidad, objetivos y responsabilidades de calidad para que el proyecto satisfaga las necesidades para las que fue acometido.

Planificación de la Gestión de Calidad

Proceso para identificar los requisitos y/o estándares de calidad para el proyecto y sus entregables, así como documentar cómo el proyecto demostrará el cumplimiento de los mismos.

H-T:

• Análisis costo-beneficio
• Costo de calidad
• Siete herramientas básicas de calidad
• Estudios comparativos
• Diseño de experimentos
• Muestreo estadístico
• Otras herramientas de planificación de calidad
• Reuniones

Salidas:

• Plan de gestión de la calidad
• Plan de mejoras del proceso
• Métricas de calidad
• Listas de verificación de calidad
• Actualizaciones a los documentos del proyecto

Realizar el Aseguramiento de Calidad

Proceso para auditar los requisitos de calidad y los resultados obtenidos a partir de las medidas de control de calidad, a fin de garantizar que se utilicen los estándares de calidad y las definiciones operativas adecuadas.

H-T:

• Herramientas de gestión y control de calidad
• Auditorías de calidad
• Análisis de procesos

Salidas:

• Solicitudes de cambio
• Actualizaciones al plan del proyecto
• Actualizaciones a los documentos del proyecto
• Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Controlar la Calidad

Proceso para monitorear y registrar los resultados de la ejecución de las actividades de calidad a fin de evaluar el desempeño y recomendar los cambios necesarios.

H-T:

• Revisión de solicitudes de cambio aprobadas
• Siete herramientas básicas de la calidad
• Inspecciones
• Muestreo estadístico

Salidas:

• Medidas de control de calidad
• Cambios validados
• Entregables verificados
• Información de desempeño del trabajo
• Solicitudes de cambio
• Actualizaciones al plan del proyecto
• Actualizaciones a los documentos del proyecto
• Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto

Procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto.

Planificación de la Gestión de Recursos Humanos

Proceso para identificar y documentar los roles dentro de un proyecto, responsabilidades, habilidades requeridas y relaciones de comunicación, así como crear un plan para la gestión de personal.

H-T:

• Organigramas y descripciones de cargos
• Creación de relaciones de trabajo
• Teoría organizacional
• Juicio de expertos
• Reuniones

Salidas:

• Plan de gestión de recursos humanos

Adquirir el Equipo del Proyecto

Proceso para confirmar la disponibilidad de recursos humanos y obtener el equipo necesario para completar las actividades del proyecto.

H-T:

• Asignación previa
• Equipos virtuales
• Análisis de decisiones multicriterio
• Negociación
• Adquisición

Salidas:

• Asignaciones de personal al proyecto
• Calendarios de recursos
• Actualizaciones del plan del proyecto

Desarrollar el Equipo del Proyecto

Proceso para mejorar las competencias, la interacción entre los miembros y el entorno en general del equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto.

H-T:

• Habilidades interpersonales
• Capacitación
• Actividades de desarrollo del espíritu de equipo
• Reglas básicas
• Coubicación
• Reconocimiento y recompensas
• Herramientas para la evaluación del personal

Salidas:

• Evaluaciones del desempeño del equipo
• Actualizaciones a los factores ambientales de la empresa

Dirigir el Equipo del Proyecto

Proceso para realizar el seguimiento del desempeño de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y gestionar los cambios en el equipo con el fin de optimizar el desempeño del proyecto.

H-T:

• Observaciones y conversación
• Evaluaciones de desempeño del proyecto
• Gestión de conflictos
• Habilidades interpersonales

Salidas:

• Solicitudes de cambio
• Actualizaciones a los factores ambientales de la empresa
• Actualizaciones a los planes del proyecto
• Actualizaciones a los documentos del proyecto
• Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

Procesos requeridos para asegurar que la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados.

Planificación de la Gestión de las Comunicaciones

Proceso para desarrollar un enfoque y un plan adecuado para las comunicaciones del proyecto sobre la base de las necesidades y los requerimientos de información de los interesados y de los activos de la organización disponibles.

H-T:

• Tecnología de comunicación
• Análisis de requisitos de comunicación
• Modelos y métodos de comunicación
• Reuniones

Salidas:

• Plan de gestión de las comunicaciones
• Actualizaciones a los documentos del proyecto

Gestionar las Comunicaciones

Proceso para crear, recopilar, distribuir, recuperar, almacenar y realizar la disposición final de la información del proyecto de acuerdo con el plan de gestión de las comunicaciones.

H-T:

• Tecnología de comunicación
• Modelos y métodos de comunicación
• Sistema de gestión de la información
• Informes de desempeño

Salidas:

• Comunicaciones del proyecto
• Actualizaciones al plan del proyecto
• Actualizaciones a los documentos del proyecto
• Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Controlar las Comunicaciones

Proceso para controlar y monitorear las comunicaciones a lo largo del ciclo de vida del proyecto para asegurar que se satisfagan las necesidades de información de los interesados.

H-T:

• Sistemas de gestión de la información
• Juicio de expertos
• Reuniones

Salidas:

• Información de desempeño del trabajo
• Solicitudes de cambio
• Actualizaciones a los documentos del proyecto
• Actualizaciones a los planes del proyecto
• Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Gestión de los Riesgos del Proyecto

Procesos para llevar a cabo la planificación de la gestión de los riesgos, así como la identificación, análisis, planificación de respuesta y control de los riesgos de un proyecto.

Planificación de la Gestión de Riesgos

Proceso para definir cómo realizar las actividades de gestión de riesgos del proyecto.

H-T:

• Juicio de expertos
• Reuniones
• Técnicas analíticas

Salidas:

• Plan de gestión de riesgos

Identificar los Riesgos

Proceso para determinar los riesgos que pueden afectar al proyecto y documentar sus características.

H-T:

• Revisión de la documentación
• Técnicas de recopilación de información
• Análisis con lista de verificación
• Análisis de supuestos
• Técnicas de diagramación
• Análisis FODA
• Juicio de expertos

Salidas:

• Registro de riesgos

Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos

Proceso para priorizar riesgos para análisis o acción posterior, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia e impacto de dichos riesgos.

H-T:

• Evaluación de probabilidad e impacto de los riesgos
• Matriz de probabilidad e impacto
• Evaluación de la calidad de los datos sobre riesgos
• Categorización de riesgos
• Evaluación de la urgencia de los riesgos
• Juicio de expertos

Salidas:

• Actualizaciones a los documentos del proyecto

Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos

Proceso para analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto.

H-T:

• Técnicas de recopilación y representación de datos
• Técnicas de análisis cuantitativo de riesgos y de modelado
• Juicio de expertos

Salidas:

• Actualizaciones a los documentos del proyecto

Planificar la Respuesta a los Riesgos

Proceso para desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto.

H-T:

• Estrategias para riesgos negativos o amenazas
• Estrategias para riesgos positivos u oportunidades
• Estrategias de respuesta a contingencias
• Juicio de expertos

Salidas:

• Actualizaciones a los documentos del proyecto
• Actualizaciones al plan del proyecto

Controlar los Riesgos

Proceso para implementar los planes de respuesta a los riesgos, dar seguimiento a los riesgos identificados, monitorear los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos y evaluar la efectividad del proceso de gestión a través del proyecto.

H-T:

• Reevaluación de riesgos
• Auditoría de riesgos
• Análisis de variación y de tendencias
• Medición del desempeño técnico
• Análisis de reservas
• Reuniones

Salidas:

• Información de desempeño del trabajo
• Solicitudes de cambio
• Actualizaciones a los documentos del proyecto
• Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
• Actualizaciones a los planes del proyecto

Riesgo: Evento o condición incierta que, de producirse, tiene un efecto positivo o negativo en uno o más de los objetivos del proyecto.

Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

Procesos necesarios para comprar o adquirir productos, servicios o resultados que es preciso obtener fuera del equipo del proyecto.

Planificar la Gestión de las Adquisiciones

Proceso para documentar las decisiones de adquisición del proyecto, especificar el enfoque e identificar a los proveedores potenciales.

H-T:

• Análisis de hacer o comprar
• Investigación de mercado
• Juicio de expertos
• Reuniones

Salidas:

• Plan de gestión de las adquisiciones
• Enunciados del trabajo relativos a adquisiciones
• Documentos de adquisición
• Criterios de selección de proveedores
• Decisiones de hacer o comprar
• Solicitudes de cambio
• Actualizaciones a los documentos del proyecto

Efectuar las Adquisiciones

Proceso para obtener respuestas de los vendedores, seleccionarlos y adjudicarles un contrato.

H-T:

• Conferencia de oferentes
• Técnicas de evaluación de propuestas
• Estimaciones independientes
• Publicidad
• Negociación de adquisiciones
• Juicio de expertos
• Técnicas analíticas

Salidas:

• Vendedores seleccionados
• Acuerdos
• Calendarios de recursos
• Solicitudes de cambio
• Actualizaciones al plan del proyecto
• Actualizaciones a los documentos del proyecto

Controlar las Adquisiciones

Proceso para gestionar las relaciones de adquisición, monitorear la ejecución de los contratos y ejecutar cambios y correcciones a los contratos según corresponda.

H-T:

• Sistema de control de cambios del contrato
• Revisión del desempeño de las adquisiciones
• Inspecciones y auditorías
• Informes de desempeño
• Sistemas de pago
• Administración de reclamaciones
• Sistema de gestión de registros

Salidas:

• Información de desempeño del trabajo
• Solicitudes de cambio
• Actualizaciones al plan del proyecto
• Actualizaciones a los documentos del proyecto
• Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Cerrar las Adquisiciones

Proceso para cerrar cada adquisición.

H-T:

• Auditorías de la adquisición
• Negociación de adquisiciones
• Sistema de gestión de registros

Salidas:

• Adquisiciones cerradas
• Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Gestión de los Interesados del Proyecto

Procesos necesarios para identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o pueden ser afectados por el proyecto, para analizar sus expectativas y su impacto en el proyecto.

Identificar a los Interesados

H-T:

• Análisis de interesados
• Juicio de expertos
• Reuniones

Salidas:

• Registro de interesados

Planificar la Gestión de los Interesados

H-T:

• Juicio de expertos
• Reuniones
• Técnicas analíticas

Salidas:

• Plan de gestión de los interesados
• Actualizaciones a los documentos del proyecto

Gestionar la Participación de los Interesados

H-T:

• Métodos de comunicación
• Habilidades interpersonales
• Habilidades de gestión

Salidas:

• Registro de incidentes
• Solicitudes de cambio
• Actualizaciones al plan del proyecto
• Actualizaciones a los documentos del proyecto
• Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Controlar la Participación de los Interesados

H-T:

• Sistema de gestión de la información
• Juicio de expertos
• Reuniones

Salidas:

• Información de desempeño del trabajo
• Solicitudes de cambio
• Actualizaciones al plan del proyecto
• Actualizaciones a los documentos del proyecto
• Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Glosario de Términos

Valor Ganado: Medida del trabajo realizado expresada en términos del presupuesto autorizado para dicho trabajo.

Estimación Análoga: Técnica para estimar la duración o costo de una actividad o proyecto utilizando datos históricos de una actividad o proyecto similar.

Estimación Ascendente: Técnica para estimar la duración o el costo de un proyecto mediante la suma de las estimaciones de los componentes del nivel inferior de la EDT.

Estimación Paramétrica: Técnica para estimar la duración o los costos utilizando un algoritmo con base en datos históricos o parámetros del proyecto.

Estimación por 3 Valores: Técnica para estimar la duración o los costos mediante la aplicación de un promedio de estimaciones optimista, pesimista y más probable.

Auditorías de Calidad: Proceso estructurado e independiente cuyo objetivo es determinar si las actividades del proyecto cumplen con las políticas, los procesos y los procedimientos de la organización y del proyecto.

Contrato de Precio Fijo: Establece un precio total fijo para un producto, servicio o resultado definido que se va a suministrar. Puede ser cerrado, con honorarios con incentivos o con ajuste económico de precio.

Contrato de Costos Reembolsables: Implica efectuar pagos al vendedor por todos los costos legítimos y reales en que pueda incurrir para completar el trabajo. Puede ser de costos más honorarios fijos, costos más honorarios con incentivos o costos más honorarios por cumplimiento de objetivos.

Contrato: Acuerdo legal vinculante para las partes en virtud del cual el vendedor se obliga a proporcionar algún valor (por ejemplo, producto, servicio o resultado especificado) y el comprador se obliga a proporcionar dinero o cualquier otra compensación de valor.

Umbral de Costos: Establece un valor acordado para la variación permitida antes de que sea necesario realizar una acción. Se utilizan para monitorear el desempeño de costos.

Contrato por Tiempos y Materiales: Tipo de contrato que contiene aspectos tanto de los contratos de costos reembolsables como de los contratos de precio fijo.