Protocolo Empresarial: Normas y Técnicas para el Éxito

El protocolo empresarial es el conjunto de normas y técnicas necesarias para la planificación, preparación, desarrollo y control de cualquier acto promovido por una empresa privada o institución. Informa sobre el comportamiento profesional y marca la norma de la empresa, conforme a su organigrama, estatutos, o beneficio que persiga el acto y conforme a los usos sociales o las costumbres establecidas.

Está restringido al sector privado, pero en actos mixtos (público y privado) se aplicaría la norma estatal y los establecidos por la empresa sin derivar en contradicciones.

Valores del Protocolo Empresarial

• Imagen: El protocolo difunde la imagen a través de la gestión empresarial y el buen hacer diario.
• Proyección: El protocolo fomenta la proyección social de la empresa al contribuir a mejorar las relaciones con sus públicos.
• Comunicación: El protocolo ayuda a difundir los mensajes de la empresa de forma más eficaz.
• Procedimientos: El protocolo establece normas y técnicas de organización, es decir, establece procedimientos de actuación que aportan calidad a los actos y a las relaciones.
• Rentabilidad: El protocolo es una herramienta que consigue incrementar la cuenta de resultados de la empresa.
• Prestigio: El protocolo ayuda a conseguir una percepción favorable por parte de los públicos hacia la empresa.

El Buen Negociador: Habilidades Clave

• Creerse el motivo de la negociación.
• Escuchar de verdad, activamente.
• Captar señales no verbales.
• Ponerse en el lugar del otro.
• Enfatizar los puntos comunes de ambas posiciones.
• No hablar demasiado. Cuanto más hable, más información recibirá la otra parte.
• No interrumpir.
• No responder nunca a una pregunta que no entendamos.

Condiciones del Entorno de Negociación

Consideraciones sobre el lugar: dónde se va a organizar, la hora, la sala de reunión, el mobiliario.

Consideraciones Importantes

• Zona de prestigio.
• Edificio con buena imagen.
• Sala con estilo.
• Comodidades.
• Capacidad adecuada.
• Iluminación adecuada.
• Climatización.
• Acústica.

Tipos de Mesas para Negociar

• Mesa rectangular simple: la anfitriona y la invitada.
• Mesa en forma de “U” o herradura: tres delegaciones.
• Mesa oval: la presidencia se ubicará en el centro.
• Mesa redonda: ventaja de disimular las presidencias.

Lugar de la Negociación: Ventajas y Desventajas

Negociar en Nuestras Oficinas

• Tranquilidad emocional al sentirse uno en casa.
• Información necesaria a mano.
• Consultar con algún especialista de la empresa.
• Permite elegir la sala de reunión.
• Permite disponer mejor de los tiempos.
• El actuar de anfitriones permite atender al interlocutor y ganarse su agradecimiento.

Negociar en Sus Oficinas

• Benefician a la otra parte.
• Permite presionar a la otra parte para que haga las consultas necesarias y tome una decisión sobre la marcha.
• Permite jugar con las interrupciones y ganar tiempo.

Puntos a Tener en Cuenta en una Sala de Reunión

• Buena luz y temperatura agradable.
• Acústica adecuada.
• Amplitud suficiente.
• Colocación: distribución sin privilegio.
• Material de apoyo disponible.
• Sala anexa reservada.

Seguridad en Entornos Empresariales

• No joyas o ropa llamativa.
• No mencionar nuestros datos ni cargo a desconocidos.
• No usar las mismas rutas.
• Prestar atención a nuestra identificación y documentos para evitar robo.
• Cuando nos recojan en el aeropuerto, pedir identificación del conductor.
• Llevar dinero en efectivo, pero no grandes cantidades.
• Coche discreto, no parar si no está previsto, evitar parking subterráneo.
• Convenir gestos de aviso con el conductor.

Clasificación de Tipos de Actos

• Actos propios:
  • Internos:
    • Cerrados (sin asistencia de terceros)
    • Abiertos (con asistencia de terceros)
  • Externos
• Actos ajenos:
  • Con participación directa
  • Sin participación directa

Tipos de Actos Protocolarios Empresariales

Congresos, Visitas guiadas, Ferias, Conferencia, Foros, Comidas de empresa, Viajes de negocios.

Viajes de Negocios: Consideraciones

Mirar si hay que vacunarse. Conocer algo del idioma oficial. Llevar ropa adecuada. Los dossiers y el material necesario guardados en una caja de seguridad. Tener en cuenta las escalas y alojamientos. Toda la documentación personal estará a la vista. Mantener durante el viaje un contacto con la empresa.

Presupuesto: Recursos Necesarios

Los que corresponden a los recursos humanos, técnicos (materiales y equipos) y de instalaciones requeridos.

TBL: Fijar aspiraciones básicas: objetivos a lograr, duración, estilo, contenido, público objetivo. Planificación y presupuesto, programación, organización técnica: lista de necesidades, fecha de celebración, lugar de celebración, personal, restauración, alojamiento, otros. NEGR: hoja de planificación. Facturas, contratos y otra documentación.

Recursos a Controlar

Monetarios

Alquiler salón, Alojamiento, Transporte, Dietas, Manutención, Catering, Gastos de transporte.

Humanos

Personal de protocolo y relaciones públicas, Auxiliares, azafatas de información e intérpretes, Azafatas de protocolo para VIPs, Personal de Seguridad y porteros de acceso, Técnicos audiovisuales, Técnicos de mantenimiento, Cocineros y camareros, Personal sanitario.

Materiales

Soportes tecnológicos, Teléfonos, Fax, Proyector, cañón, impresoras, videos, DVD.

Imagen Corporativa

Invitaciones, sobres, programa, folletos, Tarjetas identificativas para personas, mesas, Planos mesas, letreros, atenciones especiales, Regalos para participantes, publicidad…

Fecha de Celebración: Aspectos Clave

• Verificar si hay otro similar el mismo día con los asistentes.
• Valorar los distintos días de la semana.
• Comprobar si hay días festivos alrededor de la fecha del evento.
• Efectuar las reservas pertinentes y necesarias, fijar fechas alternativas.

Aspectos a Tener en Cuenta al Establecer Fechas y Horas

• Programas de mañana.
• Eventos de agradecimiento inmediatamente después del trabajo.
• Los martes y los jueves. No los viernes.
• No eventos en vacaciones y en víspera.
• Requisitos de viaje de los asistentes.

Lugar de Celebración: Selección y Características

Tamaño del sitio, localización, accesibilidad, instalaciones para la realización de actividades, pernoctaciones, etc. Se realiza una selección de lugares de celebración potenciales, subrayando las ventajas y desventajas de cada uno de ellos y realizando (si es posible) una visita de inspección.

Características Fundamentales del Lugar Elegido

• Adecuación en función de la naturaleza del evento.
• Dimensiones necesarias.
• Aspectos técnicos.

Personal Necesario para el Evento

Cálculo del número necesario de trabajadores requeridos para el evento y posible personal propio o ajeno.

Personal Requerido

Azafatos/as, guías oficiales, acompañantes, recepcionistas, técnicos/as, intérpretes o servicios afines, personal de seguridad y médico, decoradores y otros.

Organigrama: Estructura y Funciones

Una vez dispuesto el equipo humano, se definen sus funciones según su experiencia, responsabilidad y autoridad, se establece una estructura jerárquica y se designa a los responsables a quien debe reportar cada uno.

Otros Aspectos a Considerar

Distribución de mensajes y material, Servicio de transporte, Seguridad: se protege el material de valor, medidas de seguridad específicas, Seguro: se estudian todos los riesgos potenciales antes de decidir a quien contratar, Previsión instalaciones complementarias.

El Programa del Evento: Documento Básico

El programa es un documento básico para el protocolo en la organización de actos. Establece las acciones a seguir y las personas que intervienen.

Elementos Incluidos en el Programa

• Anfitrión del acto como organizador del evento.
• Día, lugar y hora exacta de la celebración.
• Invitados.
• Protocolo de recibimientos y despedidas.
• Distribución de los espacios.
• Tipo de etiqueta para el acto.
• Timing (cronograma) completo del acto.
• Convocatoria de los medios de comunicación, indicando hora y lugar.
• Programa social si dura varias jornadas: tiempo libre, actividades sociales, horarios de almuerzo, cenas, etc. Se incluirá un programa social para acompañantes con el día, hora y lugar de la actividad: almuerzo de gala, espectáculos o visitas guiadas a la ciudad.

El Cronograma: Hora, Lugar y Acto

El programa incluirá el cronograma: Hora Lugar Acto. Aspectos protocolarios más relevantes: quien recibe a las personalidades, invitado de honor, puertas de accesos, invitados, ceremonia de apertura y clausura.

Ejecución del Evento: Cumplimiento del Programa

• Seguimiento del cronograma del acto a la hora fijada.
• Recibimiento de personalidades, acreditaciones.
• Colocación de invitados.
• Desarrollo del acto.
• Despedida y regalos.
• Agradecimiento a los asistentes y personal colaborador.
• Enviar cartas de agradecimiento a las autoridades, personalidades u otras personalidades y entidades o patrocinadores.

Coordinación: Elementos Clave

Personal de protocolo, Personal de seguridad, Departamento de relaciones exteriores o mass media (medios de comunicación).

Evaluación del Evento: Análisis y Resultados

Análisis de la rentabilidad del acto, de la repercusión mediática del acto y finalmente elaboramos una memoria explicativa e ilustrativa que incluya los presupuestos y las facturas para que el cliente evalúe los resultados. Generamos un fondo documental con el evento realizado.