Proceso a Rediseñar

1. Definición de límites del proceso: Se identifica el proceso que se desea mejorar, se definen los límites del mismo, se identifican los indicadores de rendimiento y se seleccionan las medidas pertinentes.
2. Observación de los pasos del proceso: Se observan los pasos del proceso.
3. Recolección de datos relativos al proceso: Durante o después de la fase de observación, también se recaban todos los datos cuantitativos relevantes relativos al proceso.
4. Análisis de los datos recolectados: Se analizan y se resumen los datos.
5. Identificación de áreas de mejora: Se identifican primero las áreas de mejora más grandes y luego las más pequeñas.
6. Desarrollo de mejoras: Se desarrollan las mejoras.
7. Implantación y vigilancia de las mejoras: Se implantan y se comprueban las mejoras. Durante un periodo de prueba, se vigila la mejora para determinar su funcionamiento.

Técnicas para Concebir Ideas

1. Aplicar audazmente uno o más principios de Reingeniería, fomentando la creatividad del grupo.
2. Buscar y destruir supuestos.
3. Buscar oportunidades de aplicación creativa de la tecnología.

Consideraciones Clave en el Rediseño de Procesos

1. No se necesita ser un experto para rediseñar un proceso.
2. La perspectiva externa es útil.
3. Hay que destacar las ideas preconcebidas.
4. Es importante ver las cosas con los ojos del cliente.
5. La Reingeniería se hace mejor en equipo.
6. No se necesita saber mucho sobre el proceso existente.
7. No es difícil concebir buenas ideas.
8. La Reingeniería puede ser divertida.

Argumento Pro-Acción

El argumento pro-acción explica por qué hay que rediseñar la compañía. Debe ser conciso, global y persuasivo. Este documento debe indicar lo siguiente:

• Si la compañía corre peligro de perder su ventaja competitiva en cualquier rama de negocios.
• Si ve erosionar continuamente sus márgenes de utilidad.
• Si está abocada a un total fracaso.

Declaración de la Visión

Es el medio que la administración emplea para comunicar la idea del tipo de organización que la compañía desea llegar a ser.

Beneficios del Rediseño de Procesos

• Se obtienen beneficios a corto plazo en elementos tales como costos, rapidez y servicios.
• Se reduce el tiempo de procesamiento y se minimiza el costo del mismo.
• La autocapacitación del personal involucrado en los procesos aumenta su productividad.
• El conocimiento integral de los procesos administrativos de las áreas elimina la recaptura innecesaria de datos.
• Mejora la calidad de bienes y servicios que se les da a los clientes.
• En las empresas que, aunque siendo rentables, aplicaron una Reingeniería satisfactoria, se amplía aún más la brecha en el mercado.

Metodología para la Implementación

FASE I: Preparación del Proyecto

• Definición de los objetivos.
• Definición de las necesidades estratégicas del negocio.
• Definición de las necesidades del cliente.
• Capacitación al equipo.
• Trazar un mapa global del modelo del negocio.
• Discernir límites.
• Aprobación del comité directivo.
• Definición, por parte del líder, de los objetivos del diseño.
• Elaborar el plan del proyecto.
• Preparar a la organización para el cambio.

FASE II: Innovación

• Establecer la misión/visión de la empresa.
• Promover la innovación.
• Diseño futuro.
• Análisis de los beneficios.
• Hacer la planificación de la instrumentación.

FASE III: Implantación

• Definir la función de la tecnología de la información.
• Pruebas de implantación.
• Pruebas piloto.
• Mediciones.
• Trabajo en equipo.
• Educación y capacitación del personal.
• Comunicación.

FASE IV: Evaluación

• Reconocer el cambio.
• Administración de la empresa en la que se aplicará la Reingeniería.
• Administración del aspecto humano.
• Mantener el cambio.

Mejoramiento Continuo

Conceptos

• James Harrington: Mejorar un proceso significa cambiarlo para hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable.
• Fadi Kabboul: Define el Mejoramiento Continuo como una conversión en el mecanismo viable y accesible al que las empresas de los países en vías de desarrollo cierran la brecha tecnológica.
• Abell, D.: Concepto de Mejoramiento Continuo como una primera extensión histórica de uno de los principios de la gerencia científica, establecida por Taylor, que afirma que todo método de trabajo es susceptible de ser mejorado.
• L.P. Sullivan: Mejoramiento Continuo es un esfuerzo para aplicar mejoras en cada área de la organización a lo que se entrega a los clientes.
• Eduardo Deming: La administración de la calidad total requiere de un proceso constante, que será llamado Mejoramiento Continuo, donde la perfección nunca se logra pero siempre se busca.

Ventajas del Mejoramiento Continuo

1. Se concentra el esfuerzo en ámbitos organizativos y de procedimientos puntuales.
2. Consigue mejoras en un corto plazo y resultados visibles.
3. Si existe reducción de productos defectuosos, trae como consecuencia una reducción en los costos, como resultado de un consumo menor de materias primas.
4. Incrementa la productividad y dirige a la organización hacia la competitividad.
5. Contribuye a la adaptación de los procesos a los avances tecnológicos.
6. Permite eliminar procesos repetitivos.

Desventajas del Mejoramiento Continuo

1. Cuando el mejoramiento se concentra en un área específica de la organización, se pierde la perspectiva de la interdependencia que existe entre todos los miembros de la empresa.
2. Requiere de un cambio en toda la organización, ya que para obtener el éxito es necesaria la participación de todos los integrantes de la organización y a todo nivel.
3. En vista de que los gerentes en la pequeña y mediana empresa son muy conservadores, el Mejoramiento Continuo se hace un proceso muy largo.
4. Hay que hacer inversiones importantes.

Actividades Básicas del Mejoramiento Continuo

1. Compromiso de la Alta Dirección.
2. Consejo Directivo del Mejoramiento: Grupo de ejecutivos de primer nivel, quienes estudiarán el proceso de mejora productiva y buscarán adaptarlo a las necesidades de la compañía.
3. Participación Total de la Administración: Participación activa de todos los ejecutivos y supervisores.
4. Participación de los Empleados: Una vez que el equipo de administración esté capacitado en el proceso, se darán las condiciones para involucrar a los empleados.
5. Participación Individual: Desarrollar sistemas que brinden a todos los medios para que contribuyan.
6. Equipos de Mejora de los Sistemas (control de los procesos): Se elaboran diagramas de flujo de los procesos, después se le incluyen mediciones, controles y bucles de retroalimentación.
7. Actividades con Participación de los Proveedores: Todo proceso exitoso de mejora debe tomar en cuenta a las contribuciones de los proveedores.
8. Aseguramiento de la Calidad.
9. Planes de Calidad a Corto Plazo y Estrategias de Calidad a Largo Plazo.
10. Sistema de Reconocimientos.