Reglamento para el Manejo de Caja Chica
Compañía Modelo, S.A. de C.V.
1. Justificación
Debido a las deficiencias en el control interno detectadas en el fondo de caja chica, se hace necesario formular los instrumentos que contribuyan a establecer controles sobre todas las operaciones. Dentro de este contexto, a continuación se presenta un Reglamento que normará el manejo del Fondo de Caja Chica.
2. Objetivos
- Proporcionar un instrumento que ordene y facilite el control interno de las operaciones.
- Establecer el procedimiento correcto para el manejo adecuado del fondo de caja chica.
- Establecer los mecanismos de control, registro y manejo administrativo de los pagos en efectivo hasta por un monto de $50.00.
3. Monto del Fondo de Caja Chica
El monto máximo para constituir el fondo de caja chica será de $500, el cual será reintegrado conforme los gastos que se realicen.
Este monto podrá ser aumentado o disminuido por acuerdo del Administrador Único de la compañía, sin exceder del límite antes señalado.
El saldo de la cuenta Caja Chica en los registros contables, será un valor que permanecerá constante y se podrá modificar únicamente por aumento o disminuciones del fondo; en tal sentido, dicho saldo no será afectado con los egresos o reembolsos del mismo. La suma de los documentos justificativos y el efectivo del fondo, deberá ser siempre igual al saldo de la cuenta en libros.
4. Utilización del Fondo
El fondo de caja chica servirá para cubrir aquellos gastos o erogaciones que por su naturaleza y cuantía puedan pagarse en efectivo y que no ameriten autorización inmediata del Administrador Único de la compañía.
5. Límite del Gasto
No podrán efectuarse erogaciones mayores de $50.00; Los pagos mayores a ese valor deberán realizarse con cheque.
6. Autorización del Gasto
La responsabilidad del fondo estará centralizada en una sola persona, quien no tendrá acceso a los registros contables, ni podrá manejar otros fondos de efectivo. Los vales o facturas de caja chica serán autorizados por el Contador o empleado que designe el Administrador de la compañía.
7. Procedimientos
- Todo egreso deberá efectuarse mediante los formularios siguientes: Vale provisional, Recibo y Comprobantes fiscales, indicando:
- Cantidad solicitada
- Concepto (detalle del destino o utilización de los fondos solicitados)
- Nombre y firma de quien recibe los fondos
- Firma de quien autoriza el egreso
- Especificar si es provisional (sujeto a liquidación contra factura o recibo), o definitivo en el caso de transporte o viáticos, o una cinta de máquina registradora
- El vale deberá ser autorizado por el funcionario designado, previo al desembolso por parte del encargado del fondo.
- El encargado del fondo lo sellará de cancelado, indicando la fecha en que lo hizo efectivo.
- Cuando se liquide el vale provisional con el comprobante del gasto, el encargado del fondo le estampará un sello que contenga la leyenda “PAGADO CON CAJA CHICA”, indicando la fecha y lo devolverá a la persona que retiró los fondos para su destrucción.
- Podrá existir vales sujetos a liquidación, pero sobre ellos deberá presentarse la documentación correspondiente a las transacciones realizadas, a más tardar dentro de los tres días hábiles después de efectuado el desembolso.
- La persona encargada del fondo de caja chica deberá solicitar el reintegro de los gastos antes de que el fondo se agote totalmente.
- El cheque de reembolso debe ser emitido a favor del custodio.
- El custodio del fondo de caja chica, deberá guardar tanto el efectivo como los comprobantes de gastos en un lugar seguro y en una caja fuerte o de seguridad. La llave de la caja de seguridad estará en poder del custodio del fondo.
- Siempre que se origine cambio de custodio, los fondos y comprobantes deberán ser entregados, previo arqueo y ante la presencia de la persona que entrega y de la que recibe la caja chica.
- Es prohibido el cambio de cheques personales de empleados en caja chica de la empresa.
- Prohibido efectuar préstamos personales a compañeros de trabajo bajo cualquier circunstancia.
- La encargada del manejo de caja chica deberá inspirar confianza y responderá ante cualquier faltante.
- Contabilidad deberá de efectuar periódicamente arqueos de caja chica.
- Por todas las compras que se efectúen deberá solicitarse Comprobante de Crédito Fiscal o Factura de Consumidor Final, por consumo en restaurantes o supermercados, al efectuar compra de víveres o alimentos. En caso contrario, sin excepción, no se reintegrará dicho valor. Cuando se compre bienes o servicios a una persona NO Contribuyente de IVA, deberá elaborarse un Comprobante a Sujetos Excluidos.