Relaciones Públicas: Estrategias, Funciones y Objetivos

Relaciones Públicas (RRPP): Son las actividades o personas utilizadas para crear, mantener y mejorar la imagen de una empresa, institución o persona utilizando los medios de comunicación.

El Padre de las Relaciones Públicas: Ivy Lee

¿Quién es el padre de las relaciones públicas? El padre de las relaciones públicas es Ivy Lee. Su historia es la de una persona que intentó cambiar la manera en que las empresas comunicaban los accidentes laborales. Ivy Lee promovió la transparencia, instando a las empresas a no ocultar los problemas o accidentes, sino a comunicarlos a través de los medios y a tomar medidas preventivas.

Requisitos y Conocimientos del Profesional de RRPP

Requisitos Personales:

• Madurez
• Organización
• Sinceridad
• Honradez
• Amabilidad y una sonrisa adecuada
• Paciencia
• Dinamismo
• Sociabilidad
• Diplomacia
• Tolerancia

Conocimientos Necesarios:

• Conocimiento y dominio de los instrumentos de las relaciones públicas, de las técnicas de la comunicación y las habilidades sociales.
• Conocimientos de protocolo y planificación de eventos.
• Conocimientos técnicos de marketing y publicidad.
• Conocimientos administrativos, presupuestarios e informáticos.
• Dominio de idiomas para relacionarse con el público más amplio posible, también a nivel internacional.

Funciones de las Relaciones Públicas

• Crear, mantener y mejorar una imagen favorable.
• Invertir todos sus esfuerzos en conseguir que los trabajadores se sientan orgullosos.
• Dirigir las técnicas de marketing.
• Formar parte del comité organizativo de eventos especiales.
• Persuadir o convencer a la esfera pública conforme a un plan de acción establecido.

La Imagen en las RRPP

• Uniformidad correcta y acorde con la entidad corporativa de la empresa. Normalmente predomina el gusto clásico y tradicional.
• Para las mujeres, rostro maquillado discretamente. En el caso de los hombres el rostro ha de estar afeitado, ya que permite a los demás analizar la expresión sin que algunas partes queden ocultas.
• Pulcritud corporal.
• Pelo limpio y retirado siempre del rostro.
• Especial atención al lenguaje corporal.

Objetivos de las Relaciones Públicas

• Difundir y transmitir la información concerniente a la empresa.
• Proyectar una imagen positiva para conseguir la estima y el prestigio social en el entorno.
• Conseguir la aceptación por parte de la sociedad.
• Convertir en una realidad la relación de colaboración de público-empresa.
• En caso necesario, elaborar estrategias de crisis.

Tipos de Contratos en RRPP

• Freelance: Profesionales independientes contratados por obra realizada. Pueden trabajar para varias empresas, siempre que no haya conflictos de interés.
• Contratados directamente por la empresa: Forman parte de la plantilla, conocen mejor la empresa y dan asesoramiento continuo.

Ventajas de los Contratados Directamente:

• Conocen mejor a la empresa y su organización.
• Son parte integrante de la misma.
• Dan asesoramiento continuo.
• Poseen fuentes de información.
• Actúan con mayor rapidez.

Inconvenientes de los Contratados Directamente:

• Su coste es más elevado.
• Su posición puede ser parcial.
• Las ideas se agotan, provocando una situación de estancamiento.

• Contratación de agencias de relaciones públicas independientes: Para situaciones determinadas o actividades concretas.

Ventajas de las Agencias Independientes:

• Menor coste.
• Posición imparcial en resolución de conflictos.
• Mayor experiencia, preparación, profesionalidad y especialización.
• Creatividad.
• Más familiarizados en las relación con los mass media.
• Mayor capacidad en la elaboración de plan de crisis.

Inconvenientes de las Agencias Independientes:

• La ausencia de exclusividad.
• Su ámbito de actuación es menor.
• No conocen ni han tratado directamente con el cliente, ni con la empresa, etc.

Actitudes Éticas en las RRPP

• Nuestros intereses quedan supeditados a los intereses de la empresa para la que trabajamos, aunque los combinaremos con el interés por el bienestar social.
• El valor de la discreción acompañará todas nuestras relaciones y actividades.
• La planificación, la organización, el razonamiento y la veracidad guiarán todas nuestras actividades.
• No defraudaremos la confianza que han depositado en nosotros los clientes, trabajadores o miembros de la comunidad.
• No iniciaremos ninguna actividad que pueda ser competencia directa o indirecta para la empresa que nos ha contratado, a menos que haya consentimiento por las partes.
• Colaboraremos con la información del personal para asegurar la incorporación de futuros profesionales, evitando el intrusismo sin preparación, ni escrúpulos.

Elementos Clave de las Relaciones Públicas

El profesional de relaciones públicas, el mensaje a transmitir y el público.

El Público en las RRPP

• En términos generales: Conjunto de personas que tienen las mismas aficiones o que acuden al mismo lugar.
• En el entorno empresarial: Conjunto de personas con intereses comunes que están dentro del campo de acción de un negocio en condiciones de influir en su trabajo o actividad, determinando la aceptación o rechazo de un producto, servicio o norma.

Instrumentos de las Relaciones Públicas

La carta de bienvenida, la visita a instalaciones, folletos promocionales, informes temporales y la presentación de la memoria anual.

Objetivos de las Líneas de Acción de las RRPP

• Ganarse la confianza de los accionistas para que inviertan capital en nuestra empresa durante el mayor tiempo posible.
• Conseguir el apoyo de los accionistas en la política de dirección de la empresa.
• Conseguir nuevos inversores que aporten capital a la empresa.
• Aumentar la cotización de las acciones y conseguir prestigio social en la comunidad.
• Corregir informaciones erróneas o desvirtuadas que perjudican con comentarios inadecuados el buen hacer de la empresa.

Claves para la Elaboración de Campañas Internas

• Tener en cuenta las sugerencias del personal.
• Tener en cuenta el esfuerzo de su trabajo.
• Facilitar la comunicación interna y la incorporación a la empresa.
• Establecer programas gratuitos de formación continua y beneficios sociales.

Instrumentos para Mejorar las Relaciones Internas

Utilizan planes de acogida en manuales de empresa con anexos personalizados, buzones de sugerencias, reuniones periódicas para transmitir información o para averiguar sus inquietudes, gustos, preferencias, detalles de cortesía en fechas concretas, cartas personales, etc.

Ventaja Competitiva a Través de las RRPP

Es la función primordial del relaciones públicas consiste en mantener y mejorar las relaciones de la empresa con los proveedores para así obtener un trato diferencia y ventajoso para su empresa, que se verá beneficiada frente a la competencia.

Normas Básicas para Óptimas Relaciones con Proveedores

• Consolidar un equipo de comerciales especializados en la atención a los distribuidores.
• Proporcionar formación continua a sus trabajadores.
• Escuchar y comprender los problemas a los que se enfrenta el distribuidor.
• Proporcionar servicios de calidad y un porcentaje alto de beneficios con todas las garantías.
• Ofrecer servicios promocionales y ofertas para sus clientes.
• Facilitar un rápido asesoramiento y confirmación de los servicios solicitados.
• Instaurar unas normas justas y razonables en la gestión de cobros.
• Ser conscientes de los problemas a los que se enfrentan las empresas de distribución.

Principios que Regulan la Relación con los Clientes

• El cliente es la persona más importante de la empresa, a él debemos nuestra existencia y nuestra razón de ser.
• El cliente ha de recibir un trato personalizado, amable y atento para satisfacer sus necesidades y resolver sus problemas, es una responsabilidad de todos los trabajadores.
• El cliente tiene el derecho a recibir información correcta y veraz con antelación a la compra del producto o servicio.
• El relaciones públicas mediará entre el cliente y departamento o persona implicado cuando la situación así lo requiera.

Fases del Programa de Actuación en RRPP

Análisis de la situación, Planificación, Comunicación, Valoración de resultados.

Pasos de un Programa de Actuación

• Averiguar los hechos y analizar la primera información.
• Identificar y segmentar al público al que nos dirigimos a través de contactos directos, cuestionarios de calidad, entrevistas en profundidad, análisis de sugerencias, reclamaciones e informes de comerciales.
• Presentación del presupuesto necesario para su puesta en marcha y finalización.