Los Organigramas

Definición

La estructura organizativa de una empresa está formada por el conjunto de elementos que la integran, junto con las atribuciones que tienen asignadas y las relaciones jerárquicas y funcionales existentes entre los mismos. Evidentemente, no se puede hablar con carácter general de una estructura óptima; ésta dependerá del tipo de entidad que consideremos.

El organigrama es un documento que representa gráficamente la estructura formal de la empresa y permite ver las relaciones, dependencias y conexiones que pueden existir. Lo realiza la dirección. Establece la cadena de mando y delegaciones de autoridad.

El uso de los organigramas surge de la necesidad de representar gráficamente al conjunto de personas, niveles de responsabilidad, departamentos y funciones, sus relaciones, canales de transferencia de órdenes y comunicaciones que aparecen en el funcionamiento de la empresa.

En el organigrama debe quedar perfectamente claro:

• Los niveles de autoridad: la jerarquía.
• El flujo de autoridad y la delegación, la conexión entre los distintos niveles jerárquicos.
• Los puestos de trabajo, las personas que lo ocupan y las atribuciones que tienen asignadas. La división de las tareas entre los trabajadores.
• Los departamentos o agrupaciones de personas y puestos de trabajo.
• Los canales de comunicación.

Tipos de Organigramas

Por el Fin

• Organigramas informativos: Son los que pretenden proporcionar una visión general de la estructura organizativa de la empresa, por lo cual solo comprenden las grandes unidades que la integran.
• Organigramas analíticos: Deben comprender la totalidad de la estructura organizativa incluyendo todas las unidades y reflejando todas las relaciones. Se utiliza para analizar la situación organizativa en un momento determinado.

Por la Extensión

• Organigramas generales: Son los que reflejan la estructura global de la empresa.
• Organigramas de detalle: Se refieren a un departamento concreto de la empresa.

Por el Contenido

• Organigramas estructurales: Representan solamente las diversas unidades que constituyen la empresa y las relaciones entre ellas.
• Organigramas funcionales: Son los que representan los contenidos de cada una de las entidades representadas.
• Organigramas de personal: Los que en las unidades representadas indican su denominación y el rango y nombre de la persona que lo dirige.

Por su Forma

• Organigramas verticales: Las unidades que tienen mayor autoridad se sitúan en posiciones más elevadas y debajo de ellas se colocan las unidades que están subordinadas. Pretende destacar la jerarquía de mando sobre cualquier otra cosa.
• Organigramas horizontales: Las unidades que tienen mayor autoridad se sitúan a la izquierda y las que se subordinan a la derecha. Sin embargo, tienen la ventaja psicológica de que no destacan que los puestos de mayor autoridad se encuentran en la cumbre y que los de menor están en el fondo. Pretenden destacar las funciones de la empresa sobre la jerarquía de mando.
• Organigramas radiales: Intentan destacar los centros de decisiones de los niveles operativos.

Los Departamentos

El principal objetivo que subyace en toda organización es la división del trabajo. Se trata de dividirlo, y subdividirlo si es necesario, entre grupos de personas por tareas. A este proceso se le denomina departamentalización y a las divisiones que resultan: unidades organizativas o departamentos. En los organigramas se pueden apreciar los diferentes departamentos y las relaciones que existen entre ellos. Los principales tipos de departamentalización que se aplican en la práctica son los siguientes:

• Departamentos por funciones: Parte de la división funcional del trabajo, separando las tareas según los tipos de actividades (producción, marketing, finanzas, personal). El trabajo de cada unidad organizativa puede subdividirse, a su vez, en otras unidades. El objetivo es incrementar la productividad de la empresa gracias a la especialización.
• Departamentos por territorios: La división geográfica o territorial es frecuente en los departamentos de marketing. Si una gran empresa ha de realizar campañas mercadotécnicas en territorios heterogéneos, conseguirá mayor eficacia dividiendo las tareas por territorios.
• Departamentos por productos: Las empresas que elaboran productos muy diferentes, o distintas clases de productos, en muchas ocasiones se dividen creando un departamento para cada producto.
• Departamentos por procesos: En el área de fabricación es frecuente la división del trabajo que en realidad forma un proceso continuo, en varias fases de cada una de las cuales se encarga un departamento.
• Departamentos por clientes: En algunas empresas y departamentos, como el de distribución, es frecuente que la departamentalización se realice en función de los diversos tipos de clientes que se tienen y de los intermediarios que utilizan.

Tipos de Estructuras Organizativas

Los organigramas reflejan el grado de descentralización o centralización, relativa a los niveles de autoridad y responsabilidad existentes en la empresa.

1. Organigramas verticales: Se observará a medida que se asciende, mayor concentración de autoridad y viceversa.
2. Organigramas planos o descentralizados: La cadena de mando es más corta.

En el organigrama, por tanto, podemos ver diferentes tipos de organización empresarial como:

El modelo lineal o jerárquico: Es la estructura utilizada en empresas pequeñas dominadas por un empresario director. La coordinación de las tareas se hace vía supervisión directa, hay poca especialización de tareas y escasa formalización. El poder está centralizado, se basa en el principio de jerarquía y en el mantenimiento de la unidad de mando (cada trabajador solo recibe órdenes de un jefe). Es un modelo sencillo que puede valer en empresas tradicionales pero con inconvenientes como la excesiva concentración de autoridad, la tendencia a la rigidez y una cierta falta de respuesta técnica en entornos dinámicos y competitivos.

Estructura en línea y staff: Es aquella en la que se combinan las relaciones de autoridad directa, propias de la estructura lineal, con relaciones de consulta y asesoramiento (staffs). El staff está formado por personas o departamentos que no mandan directamente sobre quienes forman la línea, sino que esencialmente les asesoran, y en todo caso realizan determinadas funciones especializadas. Se basa en el principio de especialización funcional (I+D, investigación de mercados, calidad).

Estructura funcional: Responde a la necesidad de contar con especialistas en los distintos niveles jerárquicos. Cada función es dirigida por un especialista (principio de especialización). Se caracteriza porque los subordinados reciben órdenes, comunicación y asesoramiento de varios jefes diferentes, cada uno de los cuales es especialista en su función. Solo puede existir como unidad, al ser difícil que sobrevivan funciones desgajadas.

Otras estructuras organizativas:

Los comités: Es aquella cuya autoridad y la responsabilidad son compartidas conjuntamente por un grupo de personas, en lugar de asumirlas una sola. Para tomar una decisión el grupo se reúne, se intercambia opiniones y se discute lo que puede provocar lentitud y mayores conflictos de intereses.

El modelo divisional: Aparece debido al gran tamaño que alcanzan algunas empresas (multinacionales). Esta estructura supone la creación de una serie de unidades organizativas que funcionan de una manera autónoma (divisiones), que están coordinadas por la dirección general. Las divisiones -también llamadas unidades estratégicas de negocio– son organizaciones muy independientes, dotadas de sus propios recursos, objetivos, departamentos… Las divisiones se suelen realizar en base a tres criterios: productos, clientes y territorios. Esta estructura está formada por unidades autónomas (divisiones) y una dirección central que se ocupa de los problemas estratégicos, la asignación de recursos y el control.

La estructura matricial: Combina la departamentalización por funciones y por proyectos (o productos, mercados o clientes) adoptando la forma de una matriz de doble entrada, en la que especialistas de diferentes departamentos funcionales se unen para trabajar en proyectos específicos, especialmente en las áreas de I+D+I y de nuevos productos o mercados. En estos proyectos se integran personas expertas en diferentes áreas que son necesarias para el desarrollo del proyecto. Cada miembro de un grupo recibe instrucciones del jefe del proyecto y del jefe del departamento funcional.