1.-Clasificación Alfabética
Con este sistema los documentos se clasifican tomando como base el apellido de la persona o la razón social de la empresa que figura en el documento a archiver.Ejem. Guias teléfonos.
1-NONBRE DE PERSONAS
1-NOMBRES PROPIOS
-Tomaremos como palabra principal el primer apellido. -Si coincide tomaremos el 2º apellido. -Si coincide tomaremos el nombre. -Si coincide tomaremos, comunidad, provincia, municipio, calle.
2.-LOS Títulos
Ya sean mobiliarios, militares, académicos, religiosos no se consideraran como criterio de ordenación Ejem. Duquesa de Alba, Alba Duquesa (de).
3.-PREPOSICIONES CONTRACCIONES Artículos
No se consideran. Antonio de la Parra García= Parra García Antonio (de la).
4.-APELLIDOS COMPUESTOS
Separados por un guion se consideraran como un solo apellido, Ejem. Clara Díaz-Granados Fernander = Díaz-Grados Fernández Clara.
5.-NOMBRES EXTRANJEROS
Se clasifican por el primer apellido teniendo en cuenta que las partículas du, van, mac, forman parte del apellido Ejem. Luis Mac Fragertti = Mac Fragertti Luis.
2.-EMPRESAS
-En las empresas se toma como palabra el nombre de la misma sin tener encuenta su actividad y dedicación. -Si el nombre contiene palabras como hijos de, sobrinos de, se prescinde de ellos Ejem. Hijos de Castro= Castro Hijos de. -Empresas conocidas por sus siglas tomaremos estas para su clasificación ONU=Organización de Naciones Unidas 2.-Calificación Geográfica
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En este sistema el criterio de clasificación es el lugar de residencia de la persona o entidad según el siguiente orden: autonomía, provincia, municipio, calle y nombre. -Las partículas que forman parte del nombre debemos considerarlas Ejem. A Coruña.
3.-Clasificación POR MATERIAS
1-Los documentos se agrupan en función del tema que traten, entendiendo por materias una determinada característica común a todos los documentos. 2-Orden alfavetico de las materias. 3-Agrupación materias según categoría lógicas:1-Númerico, a cada materia principal se le asigna un nº y cada subdivisión de la materia otro nº. 2-Alfanumérico: Cada materia principal se le asignara una letra o nº y las subdivisiones se representaran por una letra o numero que se agregara al primer componente. -Debemos indicar claramente todos aqellos asuntos o materias con los cuales poedemos clasificar la documentación. -Deben estar bien indentificados con el nº ó letra asignados.
4.-Clasificación Cronológica
Con este sistema la documentación se ordena progresivamente, tomando como referencia la fecha de entrada, vencimiento, creación, etc. -Debemos utilizar siempre la misma fecha, la del documento. -Se deben mantener el criterio elegido el máximo de tiempo. -En caso de coincidencia de dos fichas con igual fecha, se utilizara como auxiliar el alfabético.
5.-Clasificación DECIMAL
1-Consiste en agrupar documentos, libros, acciones, etc, en diez grandes grupos. 2-La primera división se enumerara del 0 al 9, cada una de estas clases se subdividirá en otros 10 grupos de 0 al 9, colocados a la derecha de la clase anterior, y así sucesivamente. 3-Se escribirán separando con un punto grupo de tres cifras a partir de la izquierda. -Hay que definir claramente los grupos principales. -Sera flexible permitiendo crear nuevos grupos en cualquier momento- Las subdivisiones deben estar perfectamente relacionadas con el grupo principal que inicia la clasificación.
6.-Clasificación DECIMAL UNIVERSAL
1-Es el sistema mas completo que existe pero debido a us gran complejidad sera aplicado por personas cualificadas. 2-Es un catalogo que agrupa todas las materias con las que clasifican todos los conocimeintos del ser humano. 3-Se agrupan en 10 categorías se utiliza en bibliotecas.
1.-LOS LIBROS DE REGISTRO Y SU FINALIDAD
1- Nos permiten tener una visión general de la situación y la marcha económica de la empresa.
2-La exigencia impuesta por el Código de Comercio.
3-La convenencia de llevar un mejor control de la marcha de la empresa.
4- Se llevan por medios informáticos.
5- Se conservaran según dispone la legislación: -Ficheros de datos. -Ficheros de programas fuentes. -Todos los ficheros tanto magnéticos, ópticos o digitales.
6-Finalidad
-Complir con la normativa legal vigente. -Tener registrada de una forma ordenada la documentación generada y recibida por la empresa. -Facilitar la localización de documentos.
2.-Clasificación DE LOS LIBROS REGISTRO
1-LIBROS OBLIGATORIOS
-Son aquellos que las distintas leyes vigentes exigen llevar a comerciantes y empresarios. -Se dividen en divesas categorías según el tipo de información que contienen,(contables, registros IVA, personal, etc.).
2.-LIBROS AUXILIARES
Son los que comerciantes y empresarios llevan voluntariamente para el control de la empresa.
3.-PRINCIPALES LIBROS Y DOCUMENTOS REGISTRALES
1-LIBROS DIARIOS
En el se anotan los hechos contables a través de los asientos, por orden cronológico.
2.-CUENTAS ANUALES
-Se reflejan los estos contables de la empresa. -Esta compuesto por Balance de Situación muestra el patrimonio de una empresa, Perdidas y Ganancias calcula el resultado de un ejercicio económico de una empresa, Memoria de carácter explicativo del Balance y Perdidas y Ganancias.
3.-LIBROS DE BIENES E INVERSIONES
Han de llevarlo los sujetos pasivos que pratiquen la regularización de las deduciones por bienes de inversiones.
4.-LIBRO DE ACTAS DE SOCIEDADES
-Quedara reflejado todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales de la sociedad. -Deberá ser firmado la acta por el secretario con el visto bueno del presidente.
5.-LIBRO DE REGISTRO DE ACCIONES NOMINATIVAS
-Necesario para las Sociedades Anónimas cuyas acciones sean nominativas. -Llevara un registro del titular y los sucesivos titulares de dichas acciones. -Así como la contitucion de derechos reales y otros gravámenes sobre aquellas.
6.-LIBROS DE FACTURAS EXPEDIDAS
-Se anota las facturas emitidas. -Se puede anotar de forma individual o asiento resumen, siempre que se haga constar la fecha, numero, base imponible, tipo impositivo y la cuota global de facturas numeradas correlativamente y expedidas en la misma fecha, no puede superar el total del conjunto 6000€ IVA no incluido.
7.-LIBRO DE FACTURAS RECIBIDAS:
Los sujetos pasivos deben numerar correlativamente todas las facturas y documentos de aduana correspondientes a los productos o bienes adquiridos y alos servicios recibidos en el desarrollo de su actividad empresarial.
8.-LIBRO MAYOR
-Recoge el movimeinto diario de cada una de las cuentas personales o individuales abiertas en el plan contable.
9.-LIBRO AUXILIAR DE CAJA
-Se anota el movimeinto de cobros y pagos realizados en efectivo. -Su información debe coincidir con el libro mayor de caja. -La columna de saldo indica el dinero en efectivo que tenemos en caja.
10.-LIBRO DE EFECTOS COMERCIALES A COBRAR
-Se anota todas las letras de cambio giradas tanto a clientes como a deudores. -Se debe prestar atención a los vencimeintos de las letras para presentarlas a su cobro. -Indicaremos si la letra esta descontada o en gestión de cobro. -También es llamada previsión de cobros y riesgos.
11.-LIBRO DE EFECTOS COMERCIALES A PAGAR
-Se anotan todas aquellas letras que debe pagar la empresa. -Su objetivo es poder tener un mejor control de los pagos. -Se pueden llevar en hojas independientes, para llevar una ficha para cada mes del año.
12.-FICHA DE Almacén
-Se utiliza para llevar un control de las existencias de mercaderías que tenga la empresa. -Se emplea una ficha por articulo. -El método de valoración para el control de contabilidad puede ser PMP, FIFO, PEPS, LIFO, UEPS. -El mas utilizado es el PMP.
-ENCABEZAMIENTO LIBRO DE FACTURAS EMITIDAS
-FECHA (ABAJO MES/ DIA), -nº FACTURA, -CLIENTE, -Operación,- BASE IMPONIBLE, -IVA, -RE, -CUOTAS REPERCUTIDAS, -TOTAL FACTURA.
-LIBRO REGISTROS DE FACTURAS RECIBIDAS
-FECHA (ABAJO MES/DIA). -Nº FACTURA, -PROVEEDOR, -Operación, -BASE IMPONIBLE, -IVA, -RE, -CUOTAS SOPORTADAS, -TOTAL FACTURA.