Sistemas de Información

Sistemas de Información

Conjunto de componentes interrelacionados, integrados y coordinados (personas, equipos y procesamientos) que transforman los datos en información a fin de proporcionar a los distintos niveles de la organización herramientas para la toma de decisiones y el control de la misma.

Datos

Es todo antecedente o noticia cierta que sirva de punto de partida en la investigación de la verdad.

Información

Son conocimientos basados en datos clasificados y procesados que suministran utilidad dentro de un contexto que tenga valor.

Procesamiento de Datos

Incluye a todas las operaciones que se efectúan con el fin de obtener información útil en base a los datos que son suministrados. Comprende desde la simple operación de un registro hasta la obtención de resultados finales en base a la clasificación, cómputos y recopilación de aquellos.

Sistema de Información Contable

Es aquel que resulta útil en el área contable de una empresa u organización cualquiera. Debe comprender procesos que van desde las tareas rutinarias específicamente contables acompañado de la tecnología pertinente para la automatización de procesos e incluso de sistemas de apoyo para la toma de decisiones.

La Contabilidad

Es una disciplina técnica que a partir del procesamiento de datos sobre la composición y evolución del patrimonio de un ente, los bienes de propiedad de terceros en su poder y ciertas contingencias, produce información útil para la toma de decisiones de administradores y terceros interesados y para la vigilancia sobre los recursos y obligaciones del ente.

Los Objetivos de la Contabilidad

• Brindar información relevante: Para la toma de decisiones que provengan de fuentes internas o externas.
• Ser útil como medio de control: En la comparación de resultados obtenidos con los planificados y la prevención y evidencia de errores grandes u omisiones, así como también dar…
• Protección legal: Debido a que el código de comercio estipula libros obligatorios así como procedimientos que se deben encuadrar con la normativa.

Proceso Contable

Es aquella actividad de convertir datos en información. Abarca tres procesos:

1. Entrada (Input): Es la captura de los datos originados en hechos económicos que pueden producir variaciones en el patrimonio de la empresa, a los bienes de propiedad de terceros cuya tenencia…
2. Procesamiento de datos: Que se realiza a través de los registros contables y además planillas, es decir, se materializa en el libro diario, el mayor de cuentas, el balance de comprobación de sumas y saldos, el cuadro constructivo, etc.
3. Output o salida: Es la etapa de obtención de la información. Se materializa en los estados contables.

Los Comprobantes

Que procesa la contabilidad se pueden clasificar según su origen en:

• Internos: Confeccionados por la empresa para su uso interno como los memos o para uso externo, los que son para la entrega a terceros.
• Externos: Las emitidas por terceros y entregados a la empresa.

Función de los Comprobantes

Constituyen la fuente de datos para el procesamiento contable y luego respaldan los registros y los informes contables. Función legal: Sirven como medio de prueba de los hechos que refleja tanto con relación con entes privados como con el estado. Función de control: Determinar o deslindar responsabilidades a las personas que intervinieron en las operaciones que documentan y permiten la realización de las tareas de los auditores internos y externos de la empresa.

El Patrimonio de un Ente

Activo

Conjunto de recursos económicos del ente en un momento determinado expresados en unidades monetarias constituidos por:

1. Dinero en caja o depositados en entidades bancarias.
2. Bienes tangibles o intangibles (materia prima, inmuebles) y (derechos, patente industrial, nombres, etc)
3. Derechos que obligan a terceros a entregar dinero y/o servicios y/o bienes, etc.

Características

1. Tener utilidad económica para la empresa.
2. Los recursos deben ser propiedad de la empresa.
3. Debe ser susceptible de medición objetiva (en moneda) y verificable.

Clasificación

Primer Grupo

1. Identificables y vendibles por separado: El dinero en efectivo o depositado en bancos (moneda nacional o extranjera).
2. No identificables: Que solo pueden transferirse con el ente como ser nombre; títulos; patentes; programas de computación; inmuebles; mercaderías para la venta.

Segundo Grupo

1. Bienes comprados o provenientes de aportes de los propietarios.
2. Bienes obtenidos por crecimiento natural o por producción; etc.

Clasificación de Activo

1. Activo Circulante
2. Activo Fijo
3. Activo Diferido

Para reconocer contablemente un activo debe existir también la posibilidad de asignarle un importe en moneda sobre bases objetivas de verificación.

Criterios de Medición

1. Según valores de la fecha a la cual se refieren los informes contables (valores corrientes).
2. Empleando los costos demandados por su incorporación del activo (costos históricos).
3. Computando algunos bienes a sus costos y otros a sus valores corrientes.

Pasivos

Son pasivos las obligaciones de:

1. Entregar dinero.
2. Entregar bienes (ej. mercaderías ya pagadas a un cliente).
3. Prestar servicios incluyendo el de permitir el uso de bienes de su propiedad (ej. haber cobrado anticipadamente un alquiler).

Características de los Pasivos

1. Implica una obligación hacia otros ente que debe ser cancelada mediante un sacrificio de recursos a una fecha determinada.
2. La posibilidad de evitar el sacrificio futuro implicado por la cancelación del pasivo no está sujeta a la voluntad del ente obligado.
3. El hecho o transacción que obliga al ente, ya ha ocurrido.

Reconocimiento Contable de un Pasivo

Se refiere la posibilidad de darles valuaciones sobre bases objetivas y comprobables.

Criterios de Medición de los Pasivos

Deberían ser consistentes con los utilizados para los activos. Ningún pasivo debería evaluarse por una suma inferior a la que demandaría su cancelación a la fecha de los informes contables.

Pasivos Contingentes

Son:

1. La prestación de servicios de reparación sin cargo sobre bienes vendidos con garantías contra defectos de producción.
2. El pago de una indemnización cuya existencia y cuantía, dependen de decisiones judiciales.
3. Las obligaciones inherentes al carácter de avalista de una deuda de otra persona.

Patrimonio

Es la diferencia entre el activo (total de bienes) y el pasivo (total de obligaciones).

Composición del Patrimonio

1. Los aportes (menos reducciones) de capital.
2. Resultados acumulados, expresión amplia que comprende:
   1. En las empresas: ganancias (menos las distribuidas a los propietarios como dividendo o bajo otras formas) y pérdidas.
   2. En los entes sin fines de lucro, superávits y déficits.

Resultado de Precio

En relación con un periodo, hay acuerdo en considerar que existe ganancia cuando se produce un incremento patrimonial no imputable, aportes o reducciones de capital. Si la riqueza disminuye, hay una pérdida o déficit.

Variaciones Patrimoniales

Durante el periodo, el patrimonio sufre variaciones. Algunas cuentas aumentan o disminuyen, otras son cualitativas.

Las Variaciones Cuantitativas son Producidas por:

1. Los aportes de los propietarios (o conceptos equivalentes en los entes sin fines de lucro).
2. Los retiros de los propietarios (o de los miembros de entes sin fines de lucro).
3. El resultado del periodo, al cual nos referimos seguidamente.

Método de Procesamiento Contable

Cuentas

Es un conjunto de anotaciones relacionadas con el mismo objetivo.

Objetos

A lo que se refiere:

1. Activo, Pasivo, Patrimonio Neto; etc.
2. Bienes de terceros.
3. Ciertas contingencias.

Mayores

Son registros donde se agrupan las cuentas físicamente en libros o conjuntos de fichas.

Subdiarios

Son anotaciones que deben efectuarse también en las cuentas del mayor general que se procesan para preparar informes. En los sub-mayores se identifican con claridad los débitos, créditos y saldos posteriores a cada asiento.

Método de Partida Doble

Es un método de registración contable por el cual las anotaciones referidas a cada hecho se efectúan en no menos de dos cuentas.

Las Cuentas Utilizadas son:

1. Los elementos referidos al patrimonio del ente y a su evolución.
2. Los bienes de terceros y ciertas contingencias.

Convenciones del Debe y Haber

En cada cuenta, las variaciones con determinado signo se anotan en su debe, las de signo contrario en su haber.

Cuentas Regularizadoras

Son las que facilitan la preparación de informes y mantienen un mejor control patrimonial. Ejemplo: para depreciar la cuenta «Rodados» lo conveniente es utilizar una cuenta regularizadora como «Depreciación Acumulada de Rodados».

Las Cuentas

Las cuentas son un conjunto de anotaciones relacionadas con un mismo objeto o hecho determinado. Esa denominación que permite agrupar bajo el mismo nombre, conceptos que corresponden a características similares a efectos de facilitar la información acerca de sus patrimonios y sus modificaciones.

Partes de una Cuenta

Una cuenta consta de:

• Una parte gráfica que no es otra cosa que el rayado de la misma.
• Una parte valorativa, que sirve para registrar las variaciones en unidades monetarias donde las dos columnas habilitadas reciben el nombre de debe y haber.
• Una parte literal, que comprende el título o nombre de la cuenta, la fecha, la descripción del hecho y la documentación respaldatoria.

Clasificación de Cuenta: Según su Función

• Cuentas de Orden: Que representan la tenencia de bienes de terceros o indican riesgos y compromisos eventuales que no tienen incidencia patrimonial, pero que pueden afectar al patrimonio en un futuro.
• Cuentas de Movimientos: Utilizadas para reforzar el control interno, al cierre su saldo debe ser nulo.
• Cuentas Regularizadoras: Son utilizadas para corregir el saldo de otras cuentas, de las cuales dependen con el objeto de aproximarlo a la realidad.

Según su Extensión

• Simples, analíticas o individuales.
• Colectivas o sintéticas.
• Compuestas.
• Recompuestas.

Comportamientos de las Cuentas

• Activo que aumenta y resultado negativo = debe.
• Activo que disminuye y resultado negativo = haber.
• Pasivo y P. Neto que aumenta y resultado positivo = haber.
• Pasivo y P.N que disminuye el resultado positivo = debe.

Las cuentas del activo y resultado negativo tienen saldo deudor.
Las cuentas del pasivo y P.N resultado positivo tienen saldo acreedor.

Plan de Cuentas

Es el conjunto de todas las cuentas metódicamente ordenadas de las cuales se vale el sistema de registración contable.

Codificación

Codificar es asignar a cada cuenta un símbolo, una abreviatura, un conjunto de números y letras.

Cuentas del Activo

• Caja: dinero en efectivo.
• Mercadería: artículos para comerciar.
• Inmueble: terreno.

Cuentas del Pasivo

• Doc. a Pagar: compras de bienes financiados.
• Sueldos a Pagar: salario mensual destinado a empleados.

Composición del P.N.

• El Capital: formado por el aporte de los socios.
• Las reservas de diversas afectaciones.
• Los resultados.

Cuentas de Resultado

Las cuentas de Resultado brindan información relacionada con los resultados de la empresa, que pueden ser de ganancias o pérdidas, que determinan un aumento o disminución en el patrimonio de un ente.