ERP: Herramienta Central de Información para Departamentos

Los Sistemas ERP tienen el objetivo de facilitar la gestión de los recursos de la empresa, facilitando la comunicación interdepartamental.

2.1 La Integración a Nivel de Procesos

La separación entre departamentos y funciones puede dificultar las comunicaciones y actividades.

Es importante considerar que la producción puede ser buena, pero la distribución puede ser deficiente.

Por esta razón, es necesario tener una **visión global**, orientada hacia el cliente y hacia el resultado global: **la visión por procesos**.

El punto de vista del cliente es el resultado de una secuencia de acciones, no únicamente la nuestra.

En la empresa hay un flujo de actividades denominadas **PROCESOS**.

**Proceso:** Conjunto estructurado y medible de actividades que se desarrollan en una organización, para lograr un resultado concreto para un cliente o mercado.

Las actividades, las contemplamos desde la **cadena de valores**:

• Cadena valor proveedores → Cadena valor empresa → Cadena valor distribuidores → Cliente

**Actividades primarias:** Crear, vender, entregar, asistir respecto al producto.

**Actividades Secundarias:** Actividades de apoyo → Infraestructura de empresa.

Los ERP permiten integrar los distintos flujos de información de cada departamento:

• Proveedores (SCM: Supply Chain Management)
• Distribuciones (CRM: Customer Relationship Management)

La gestión por procesos se centra no tanto en el producto sino en ofrecer valor al cliente.

**Procesos Típicos:**

2.2 Características de ERP

2.2.1 Definición de ERP

Hasta la aparición de ERP, se solía utilizar un software distinto para cada departamento, creando múltiples problemas de datos y formatos.

ERP acompaña a los distintos programas en uno solo, partiendo de una BDT centralizada.

ERP debe adaptarse para funcionar en distintos entornos Internacionales y nacionales: idiomas, monedas, administraciones…

2.2.2 Estructura de un ERP

2.2.2.1 Sistema básico de un ERP

Un ERP interconecta distintos módulos. Normalmente, el primero que se pone en marcha es el financiero.

Principales plataformas de servidores:

• Windows server
• Linux

BDT más utilizadas:

• Oracle
• Microsoft SQL Server
• IBM DBZ

Sistemas basados en SW libre, que suelen utilizar BDT como:

• MySQL
• Postgress

Funcionalidades principales de los módulos:

2.2.2.2 Módulo de aprovisionamiento

Proceso de aprovisionamiento comprende la Gestión de materiales y relación con los proveedores.

Este módulo se apoya en 2 BDTs fundamentales:

• BDT Materiales: Código, descripción, peso, dimensiones, cantidad en stock, etc.
• BDT Proveedores: Nombres, direcciones, datos fiscales para facturación, etc.

Este módulo facilita las planificaciones de los perdidos, a partir de las necesidades de la empresa.

2.2.2.3 Módulo de producción

Gestiona materiales, recursos y servicios empleados en producción.

• Fabricación contra Stock
• Fabricación contra pedidos
• Montaje (únicamente se ensamblan las piezas que nos traen)

2.2.2.4 Módulo ventas

Se ocupa de la relación de la empresa con los clientes, dando soporte a las acciones:

• Preventa (contactos, presupuestos…)
• Posventa (Entrega, facturas, devoluciones…)

2.2.2.5 Módulos Finanzas

Se encarga de la contabilidad y gestión financiera de la empresa.

Es un módulo esencial.

• Elaborar presupuestos
• Gestión de tesorerías (control de flujos de cobros y pagos, gestión de cuentas corrientes, líneas de crecido y deposito)

También ayuda al departamento de administración

• Emisión de facturas
• Liquidación de impuestos (sobre sociedades)

2.2.2.6 Módulo RRHH

Gestiona la información relacionada con los empleados de la empresa:

• Datos personales
• Formación recibida
• Experiencia
• Ocupación
• Salario
• Historial profesional
• Periodos vacacionales
• Bajas por enfermedad
• Premios
• Sanciones

Realiza las siguientes funciones:

• Planificar las necesidades del personal
• Soporte al proceso de evaluación y selección de personal.

oRegistro cv

oGestión de pruebas de evaluación

oClasificación de candidaturas

• Control presencial
• Gestión acciones formativas
• Modificaciones contratos laborales
• Registro gastos de presentación y dietas de desplazamiento
• Soporte a la generación de nominas

2.2.2.7 Módulo de gestión de medios técnicos y mantenimiento

Este módulo facilita el control de recursos materiales y técnicos de la empresa, maquinaria, elementos de transporte y repuestos.

Integra las funciones de compra y mantenimiento, para asegurar la disponibilidad de recursos. En operaciones empresariales.

2.2.3 Características generales de un ERP

2.2.3.1 Capacidad de parametrización

La parametrización de un ERP permite adaptar el funcionamiento del sistema a las necesidades concretas de la empresa.

Así como incorporar nuevas funciones o modos de funcionamiento de la empresa.

Parametrización de ERP, requiere un gran conocimiento del producto y de la empresa y sus necesidades:

• Requiere un gran esfuerzo de consultaría
• Es un paso importante en la planificación de un ERP.

Varios aspectos que se pueden parametrizar:

• Estructura fiscal de la empresa o grupo empresarial.

oEstructura de impuestos.

• Localización a nivel de país, para adaptarse a la característica concretas.

oIdiomas en que se maneja la información.

oHorarios

oImpuestos

oPolítica de precios

oEstructura física de las sedes administrativas y operativas (Almacenes, plantas productivas, etc.)

2.2.3.2 Interfaz de usuario avanzada y flexible

Incorporan las últimas tecnologías y avances en la interfaz (por ejemplo, interfaz web) o dispositivos de acceso (teléfonos móviles, Tablet, ordenadores, personales, etc.)

2.2.3.3 Integración con otras aplicaciones

Interfaces estandarizadas con:

• Herramientas software como FTP
• Aplicaciones ofimáticas
• Soluciones de business inteligence
• Soluciones de CRM
• ETC