Software Financiero para Empresas: Optimización y Tendencias Actuales

Software Financiero para Empresas Medianas y Grandes

Dado que los conceptos y principios generales de contabilidad siguen reglas racionales objetivas, el desarrollo de paquetes de software contable ha sido relativamente sencillo. Estos paquetes han ganado una rápida y generalizada aceptación dentro de la comunidad empresarial como una herramienta poderosa para la gestión de las actividades financieras, tanto de unidades de negocio individuales como de organizaciones completas.

El Mercado Actual y el Rol de la Contabilidad

Con una amplia experiencia en software de contabilidad, los directores financieros y controladores actuales, conocedores de la tecnología, buscan un software que no solo sea capaz de realizar operaciones contables y generar informes trimestrales y anuales estándar, sino que también sea lo suficientemente flexible para adaptarse a los cambios en la economía, la realidad empresarial y las tendencias tecnológicas. Además, buscan un software autosuficiente para enfrentar los retos operativos diarios y que sea fácil de usar.

Muchos propietarios de negocios y altos directivos ven la contabilidad como una práctica cuya única función es proporcionar información financiera e informes obligatorios. En esas organizaciones, los contadores y gerentes financieros suelen utilizar sistemas obsoletos, engorrosos e inflexibles. Los esfuerzos de los departamentos de contabilidad se centran en minimizar los gastos.

Technology Evaluation Centers (TEC) realizó recientemente una encuesta que reveló que muchas empresas utilizan tecnologías de software «nuevas», mientras que otras usan algunas relativamente «antiguas». Sin embargo, existe otro enfoque para la contabilidad, ampliamente aceptado, en particular entre las empresas públicas. En estas empresas, la alta dirección se centra en los aspectos financieros del rendimiento y ve todas las actividades y funciones de otras subdivisiones y departamentos a través de un prisma financiero. Estas empresas suelen tener una estructura contable extremadamente detallada y una tecnología de la información (TI) compleja y sofisticada, incluyendo aplicaciones financieras y contables de primera categoría.

Al mismo tiempo, la gerencia debe tener en cuenta que las cifras contables, como la rentabilidad, la determinación de costos y las cifras de ventas, no deben ser la única fuente de información para la toma de decisiones. Otros datos y el conocimiento de otros sistemas (inventario, fabricación, ventas, calidad, devoluciones, etc.) deben considerarse al evaluar el estado actual de la empresa.

Además de la recolección precisa de información financiera, el área contable sirve para evaluar eventos importantes para cualquier negocio, tales como:

Proporcionar datos financieros precisos y resumidos.
Interpretar los datos contables y financieros, convirtiéndolos en información significativa para el negocio.
Contribuir al proceso de toma de decisiones con experiencia y una visión financiera estratégica.

Problemas que Enfrentan los Departamentos de Contabilidad

Estos departamentos enfrentan los mismos retos que el resto de la empresa: la necesidad de mantener la competitividad, responder a la competencia en tiempos económicos difíciles, atraer y retener clientes, proporcionar un alto nivel de servicio al cliente, revisar y mejorar constantemente los procesos de negocio, entre otros.

A continuación, se presenta una lista de los principales retos y problemas que enfrentan los departamentos de contabilidad y finanzas con respecto a sus procesos y procedimientos:

Las actividades y procesos contables y financieros internos deben cumplir con diversos tipos de normas, reglas y regulaciones internacionales.
A diferencia de otros departamentos, que habitualmente se someten a cambios en los procesos y reestructuración, la contabilidad y los servicios financieros a menudo permanecen sin cambios. Sin embargo, también deben adaptarse a cambios y desafíos de diversos tipos. La fuente de los cambios puede variar; puede ser a nivel de empresa, debido a fusiones o adquisiciones, la entrada en mercados extranjeros, la fabricación de nuevos productos, etc.
A medida que un negocio crece, el personal de contabilidad y finanzas debe lidiar con procesos de negocio cada vez más complejos. Incluso las empresas pequeñas o medianas generan, con frecuencia, miles o millones de transacciones financieras diarias, y esa afluencia de datos debe registrarse, mapearse y consolidarse adecuadamente.
Los contadores actuales deben conocer el software de contabilidad, además de comprender los principios contables. El conocimiento de diversos sistemas de software y la estructura de las bases de datos, junto con la capacidad técnica para analizar grandes conjuntos de datos, realizar consultas y extraer la información necesaria, ahora es igualmente importante.

Tendencias Actuales en Software Contable y Financiero

Las organizaciones que utilizan sistemas contables y financieros obtienen un gran valor de este tipo de software para la contabilidad de efectivo, la generación de informes y las actividades de control. No existe un software ideal que cubra todas las posibles variedades de negocios y mercados, adecuado tanto para empresas familiares (por ejemplo, una tienda de dulces) como para empresas globales (por ejemplo, una compañía petrolera multinacional).

Sin embargo, la mayoría de las aplicaciones de software dentro del segmento comparten las siguientes tendencias comunes:

Se espera que un contador o gerente financiero, capacitado en software moderno de contabilidad y herramientas de análisis de inteligencia de negocios (BI), pueda analizar e interpretar los datos de las transacciones financieras y traducir los resultados en decisiones comerciales valiosas.
En los últimos años, ha habido una creciente aceptación de las aplicaciones contables y financieras entregadas a través de la nube. Aunque esta tecnología ofrece ventajas como menores costos a corto plazo, una estructura de hardware interno simplificada y la eliminación de la necesidad de personal de TI, algunos gerentes financieros aún no se sienten cómodos con la idea de que datos críticos y altamente sensibles de la empresa se almacenen externamente.
La rápida expansión y aceptación global de dispositivos móviles, que complementan o incluso reemplazan el hardware de oficina tradicional, ha alterado la forma en que las organizaciones realizan sus procesos de negocio.
El creciente interés en las redes sociales y las herramientas de comunicación social ha impactado en todo el ámbito del software, incluyendo las aplicaciones financieras y contables.
Al igual que con los paquetes ERP, los proveedores de software contable y financiero ofrecen cada vez más opciones de autoservicio para los clientes de una empresa. Muchas aplicaciones financieras actuales contienen funciones como soporte de débito directo o incluso el uso de un sistema basado en portal. Las capacidades de autoservicio permiten a los clientes y otros terceros autorizados acceder rápidamente a información específica de la empresa y documentación, o utilizar canales de comunicación personalizados para realizar una amplia gama de transacciones financieras seguras en su cuenta.

Evaluación de Software Contable y Financiero

Principales Clasificaciones de Software Contable y Financiero

Tipo de sistema (naturaleza) y origen: Las aplicaciones contables y financieras pueden ser módulos de software ERP de mayor escala o soluciones independientes (best-of-breed) diseñadas y desarrolladas específicamente para la gestión contable y financiera.
Método de entrega: Los paquetes contables y financieros pueden ser aplicaciones on-premise, aplicaciones alojadas o soluciones basadas en la nube. El software en la nube se ubica en los centros de datos del proveedor; el cliente no posee licencias y utiliza un sistema de licencias de software bajo demanda, accediendo remotamente a la aplicación a través de Internet.
Tamaño del cliente: Todos los sistemas se pueden dividir en niveles según el número de usuarios, el número de unidades de negocio remotas y los ingresos anuales aproximados del proveedor.

Características y Funciones de Software Contable y Financiero

Al seleccionar entre los diferentes tipos, métodos de entrega y niveles de paquetes contables y financieros, las empresas buscan una combinación de las siguientes características y funciones:

Capacidad para consolidar datos de diversas fuentes, formatos e idiomas. Esta capacidad es crucial para organizaciones grandes y medianas con múltiples divisiones y sucursales en todo el mundo.
Capacidad para procesar grandes volúmenes de datos de forma fiable. Esto es necesario debido al amplio uso de ERP y otros sistemas transaccionales en todo tipo de empresas y organizaciones gubernamentales y no comerciales.
Capacidad para trabajar con menos personal en condiciones de reducción de costos, externalización del departamento financiero y otras iniciativas de ahorro. El software contable y financiero debe ser capaz de cumplir con los requisitos de estos entornos.
Escalabilidad para la expansión empresarial en entornos regionales, internacionales y globales. Esto ya no es exclusivo de las grandes empresas; las medianas e incluso las pequeñas empresas también requieren capacidades similares.
Interfaz fácil de usar para modelos de negocio cada vez más complejos. Dado que se espera que los usuarios finales proporcionen un alto rendimiento, independientemente de la complejidad del negocio, una interfaz de usuario fácil de usar, lógica e intuitiva es un requisito importante.
Flexibilidad del software y capacidad para adaptarse rápida y fácilmente a cambios de cualquier naturaleza en múltiples procesos de negocio, como la configuración de procesos e informes no estándar en un entorno económico cambiante.
Capacidades de análisis de datos extendidas. La información financiera debe ser útil para otros departamentos, así como para la alta dirección. Un sistema financiero debe ir más allá de los informes financieros tradicionales, que son inflexibles y, a menudo, demasiado complejos, para proporcionar a la gerencia y a todos los empleados datos de negocio cuantificados para la toma de decisiones adecuada.
Integración sin problemas con aplicaciones de todo tipo, desde ERP hasta facturación especializada. Esto es obligatorio, ya que una empresa promedio utiliza varias aplicaciones que requieren el intercambio de datos en tiempo real.
Diversidad de métodos de entrega de software. La opción preferida depende de los requisitos y la estrategia del negocio, que pueden variar a lo largo de la vida de una empresa y de un cliente a otro. El software debe ser accesible a través de dispositivos móviles y estar disponible en modelos basados en la nube, alojados o tradicionales on-premise.
Cumplimiento con las normas de contabilidad global, incluyendo las regulaciones actuales y futuras, así como la normativa contable local, donde se requiera.