Teoría General de Sistemas

Ludwig von Bertalanffy, biólogo austríaco, es reconocido por formular la Teoría General de Sistemas.

Enfoque Sistémico

Concepto de Sistema

Un sistema es un conjunto de partes interdependientes que funcionan como una totalidad para algún propósito.

Tipos de Sistemas

En cuanto a su constitución:

• Físicos
• Abstractos

En cuanto a su naturaleza:

• Abiertos
• Cerrados

Parámetros de los Sistemas

1. Entrada o Insumos
2. Salida, producto o resultado
3. Procesamiento
4. Retroalimentación
5. Ambiente

Características de los Sistemas Abiertos

Las organizaciones son sistemas abiertos.

Características

• Comportamiento probabilístico (no determinista): Los cambios en las variables externas que forman parte del ambiente afectan al sistema.
• Interdependencia de las partes: El cambio en una de sus partes provoca impacto sobre las otras.
• Homeostasis o Equilibrio: Es la tendencia del sistema a permanecer en equilibrio, manteniendo inalterado su statu quo interno.
• Frontera o límite: Líneas que demarcan lo que es el sistema y lo que es el ambiente que lo incluye.
• Morfogénesis: El sistema tiene la capacidad de modificarse a sí mismo y su estructura básica.
• Resistencia: Capacidad de superar el disturbio provocado por un fenómeno externo.
• Globalización o totalidad: El sistema responde como un TODO ante un estímulo en una de sus partes.
• Entropía: Es el proceso por el cual todas las formas organizadas tienden al agotamiento, a la desorganización, hasta la desaparición. Para sobrevivir, los sistemas abiertos deben reabastecerse de energía. Así surge la entropía negativa (negentropía): proceso reactivo por el cual el sistema obtiene reservas de energía.
• Sinergia: El resultado del TODO es mayor que la suma de sus partes. Efecto multiplicador de las partes cuando se ayudan mutuamente.

Sistema: Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí para lograr un objetivo común.

Subsistema: Es un conjunto de partes e interrelaciones que se encuentran estructuralmente y funcionalmente, dentro de un sistema mayor.

Suprasistema: Es el sistema que integra a los sistemas desde el punto de vista de pertenencia.

Jerarquía de Boulding: Jerarquía de la complejidad de sistemas

Kenneth Boulding presenta una jerarquía, determinada por su grado de complejidad, de modo que las propiedades emergentes se incrementan en cada nuevo nivel.

Se definen 9 niveles:

1. Estructuras
2. Sistemas dinámicos simples
3. Mecanismos de control
4. Sistemas abiertos
5. Organismos pequeños
6. Animales
7. Hombre
8. Sistemas socioculturales
9. Sistemas trascendentales

Conclusión

• La organización es un sistema porque es un TODO compuesto por partes con características propias que se interrelacionan para alcanzar un objetivo.
• La organización como sistema es mayor que la simple sumatoria de los individuos que la componen.

La organización es:

• Un sistema concreto, porque algunos de sus elementos son objetos.
• Un sistema abierto, porque interactúa con el entorno o ambiente.
• Un sistema dinámico, porque sus elementos están en constante interrelación.
• Un sistema adaptativo, puede cambiar ante contingencias de su entorno.

Cibernética

Es la ciencia de la comunicación y el control.

Comunicación: hace que los sistemas se integren y sean coherentes.

Control: regula su conducta.

Sus bases son:

• La comunicación entre el sistema y el medio, y dentro del sistema.
• El control de la función de los sistemas con respecto al ambiente.

Principales aportes:

• Representación de los sistemas reales mediante otros sistemas comparables, los modelos, para lograr la comprensión del funcionamiento de los sistemas.
• Automatización.
• Informática.

Modelos

Un modelo es una representación simplificada de la realidad.

Razones para el uso de modelos:

• No pueden manipularse entidades reales.
• La incertidumbre que enfrentan las organizaciones frente a la toma de decisiones, puede disminuirse con el uso de modelos.
• Eficacia de un modelo. A pesar de que la modelización tiene ciertos grados de abstracción, el modelo debe reproducir lo más fielmente posible la situación planteada.
• El avance tecnológico permite modelos cada vez más representativos de la realidad.

Teoría de la información

El sistema de comunicación se compone de seis elementos: Fuente, transmisor, canal, receptor, destino, ruido.

Conceptos fundamentales:

• Información: es el conocimiento disponible para su uso inmediato y que permite orientar la acción al reducir la incertidumbre en la toma de decisiones.
• Dato: registro o anotación de un evento u ocurrencia.
• Comunicación: cuando una información se transmite a alguien y, por lo tanto, también se comparte con esa persona. Existe comunicación cuando el destinatario de la información la RECIBE y COMPRENDE.
• Comunicar: hacer común a una o más personas alguna información.
• Redundancia: es la repetición del mensaje para que su recepción se garantice.

Componentes del proceso de comunicación

1. La fuente de comunicación: Persona/cosa/proceso que EMITE o provee los mensajes con un objetivo y una razón para comunicar.
2. El transmisor: Encargado de operar el mensaje, tomando las ideas de la fuente, disponiéndolas en un código para poder transmitirlo hacia el canal.
3. El código: Conjunto de signos arbitrariamente cargados de significado.
4. El canal: Equipo o espacio intermedio entre el transmisor y el receptor por el cual el mensaje se transmite.
5. El mensaje: Se corresponde con el propósito de la fuente expresado de alguna forma.
6. El receptor: Proceso/persona que recibe el mensaje en el canal. Traduce el mensaje y le da una forma que sea utilizable por el destino.
7. Destino de la comunicación: Persona/cosa/proceso ubicadas en el punto final del proceso de comunicación y objetivo de la comunicación. Si no llega al destinatario, no existe comunicación.
8. Ruido: Cantidad de perturbaciones indeseables que tienden a alterar la señal original o el mensaje transmitido, de manera imprevisible.

Otros elementos que aparecen en los procesos de comunicación

• Barreras: entre el emisor y el receptor se interponen barreras de varios tipos:
  • Fisiológicas
  • Físicas
  • Semánticas
  • Culturales

Informática

Es la disciplina que se ocupa del procesamiento racional y sistemático de la información por medios automáticos.

Consecuencias de la informática en la administración

• Automatización: concepto de robot.
• Tecnología de la información: ha permitido alcanzar: la oficina virtual, la inmediatez y flexibilidad en las comunicaciones y la conectividad.
• Sistemas de información: conjunto de personas, datos y procedimientos que trabajan conjuntamente para restaurar, guardar, procesar y distribuir información para apoyar la toma de decisiones y el control.
• Integración del negocio: integran el sistema interno mediante software tipo ERM, proveedores, clientes, intranet, etc.
• Comercio electrónico (E-Business): negocios virtuales a través de medios electrónicos.

¿Qué es administración?

Administratecnia se ocupa de:

Estudiar las actividades y relaciones administrativas en y entre los sociosistemas empleando el método científico.

Se propone optimizar en algún aspecto el funcionamiento de los sociosistemas.

Organizaciones:

Unidades sociales (o agrupaciones humanas) deliberadamente construidas para alcanzar fines específicos (Talcott Parsons).

Sistema social formado por individuos o grupos de ellos que, teniendo valores compartidos, se interrelacionan y utilizan recursos, con los que desarrollan actividades tendientes al logro de objetivos comunes.

La administración como disciplina, estudia determinadas organizaciones.

Características de las organizaciones

• Objetivos: fines que la organización desea alcanzar.
• Metas: fines específicos y expresados en forma cuantitativa.
• Recursos humanos
• Recursos materiales
• Información para la toma de decisiones y las operaciones.
• Poseen un comportamiento orientado a fines u objetivos en particular, buscan la EFICACIA y la EFICIENCIA.
• División del poder y la autoridad
• División de las responsabilidades de información y comunicación
• Rotación del personal.

La organización como sistema socio-técnico

La organización es un sistema ABIERTO, en constante interacción con su ambiente.

La organización es un sistema socio-técnico formado por dos subsistemas:

• Subsistema técnico
• Subsistema social

Subsistema técnico

Comprende:

• Las tareas que serán desempeñadas
• Instalaciones físicas
• Equipos o instrumentos utilizados
• Exigencias de la tarea
• Servicios y técnicas operativas
• Ambiente físico y cómo está dispuesto
• Duración de las tareas

Es el responsable de la eficiencia potencial de la organización.

Subsistema social

Comprende:

• Los individuos
• Sus características físicas y psicológicas
• Las relaciones sociales entre los individuos responsables de las tareas
• Exigencias de su organización en la situación de trabajo.

Es el responsable de transformar la eficiencia potencial de la organización en eficiencia real.

Comportamiento organizacional

Es el campo de estudio que se encarga de investigar el impacto que los individuos, los grupos y la estructura organizativa, tienen sobre el comportamiento de las organizaciones, con el fin de aplicar esa información al mejoramiento de la eficacia de la organización.

Temas centrales:

• Mejorar la productividad de la organización
• Reducir las tasas de ausentismo y de rotación para incrementar la satisfacción del empleado de su trabajo.

Comportamiento intraorganizacional

• Motivación: voluntad de ejercer altos niveles de esfuerzo para alcanzar las metas organizacionales.
• Necesidad: es un estado interno que hace que ciertas manifestaciones parezcan atractivas.
• Si este esfuerzo lleva a la satisfacción exitosa de la necesidad, se reducirá la tensión.
• Este esfuerzo para la reducción de la tensión debe también dirigirse hacia las metas organizacionales.
• Por lo tanto, las necesidades del individuo deben ser compatibles y consistentes con las metas organizacionales.
• Hay diversas teorías o modelos de necesidades.

Tipos de grupos

• Formales: designados oficialmente para cumplir determinados objetivos. Son permanentes.
• Informales: espontáneos. Creados por las relaciones sociales.
• Temporarios: para resolver temas específicos.
• Grupo: Conjunto de 2 o más individuos que establecen contactos significativos entre sí, con algún propósito para alcanzar uno o más objetivos comunes.
• Equipo: Grupo de personas con habilidades complementarias, que trabajan conjuntamente para alcanzar un propósito común, del cual son responsables colectivamente.
• Conflicto: Situación en la que dos o más individuos con INTERESES CONTRAPUESTOS entran en confrontación, oposición o emprenden acciones mutuamente antagonistas, con el objetivo de NEUTRALIZAR, DAÑAR o ELIMINAR a la parte rival para lograr los objetivos.

Una forma de resolución: negociación.

Proceso por el cual las partes interesadas RESUELVEN CONFLICTO, acuerdan líneas de conducta, buscan ventajas individuales y colectivas, en base a INTERESES MUTUOS.

Proceso Gerencial

Planear es prever: ver anticipadamente: sabiduría para ver con mucha anticipación las consecuencias de las acciones actuales.

Russel Ackoff

Planear es proyectar un futuro deseado y los medios efectivos para alcanzarlo.

Carácter del Planeamiento

Es un proceso en el que intervienen TODOS los niveles de la organización. Por lo tanto, es PARTICIPATIVO y DESCENTRALIZADO.

Los planes se trazan en el riesgo y la incertidumbre.

Es un proceso CREATIVO: cambio en la situación actual, por cuanto, en el futuro las personas tendrán NUEVOS valores, ideas y necesidades.

Planeamiento:

• El planeamiento estratégico define la dirección que debe seguir la organización, objetivos y políticas, estrategias y cómo se va a ejecutar el PLAN estratégico.
• El planeamiento táctico refiere al uso de los recursos escasos para el logro de los objetivos estratégicos.
• El planeamiento operativo es el que se ocupa particularmente de las acciones efectivas que conducen al logro de resultados.

Misión

La misión de una organización es su principal razón de existir. Identifica la función que cumple en la sociedad, y además, su carácter y su filosofía básica.

Visión

Es lo que la empresa quiere ser en el mercado. Lo que aspira a ser en el mercado en el que actúa.

Metas

• Se desprenden de los objetivos.
• Son de plazo menor.
• Las metas se relacionan entre sí conformando una red.

La estrategia es la forma o camino que la empresa elige para adaptarse al contexto y lograr sus objetivos.

Incluye 4 elementos:

• Visión
• Posicionamiento
• Plan
• Patrón integrado de comportamiento

Planeamiento táctico

Tipo de planeamiento con mayor grado de detalle que el estratégico.

La gestión de la empresa necesita elaborar diversos presupuestos:

• Presupuesto económico: presupuestos de ventas, de producción, de compras, de gastos de comercialización, de gastos de administración, etc.
• Presupuesto financiero: calcula los fondos con que contará la organización.
• Presupuesto de inversiones: calcula las inversiones posibles a realizar en la compra de activos fijos.
• Estados contables proyectados: exponen aquello que se espera lograr en un determinado horizonte de planeamiento, partiendo de los estados tradicionales, utilizando pronósticos.

Planeamiento operativo

• Se preocupa básicamente por el hacer.
• Especifica la realización de las tareas y operaciones.
• Se orienta a la optimización y maximización de los resultados.

Hay varios tipos:

• Procedimientos: secuencia de pasos o etapas a seguir para ejecutar los planes.
• Programas o programación: conjunto ordenado de acciones interrelacionadas, en un tiempo determinado, para alcanzar los objetivos.
• Reglamentos: Ej: reglamento de estudio, reglamento de personal, etc.

Herramientas: Gráfico de Gantt y Red PERT.

Diagrama de Gantt: ilustra la duración y las relaciones de tiempo entre las actividades de un proyecto en forma gráfica.

La red PERT: es utilizada como una herramienta cuantitativa de planificación y control, permite contar con un modelo de optimización para encontrar la solución óptima a una secuencia de actividades en el tiempo, que deben realizarse para finalizar el plan de acción.