Toma de Decisiones
Definición
La toma de decisiones es un proceso de planear, organizar y planificar con miras a cumplir un objetivo específico. Es importante contar con suficiente información y se debe elegir entre varias opciones de forma recurrente. Se considera un proceso sistemático y estructurado con dos mecanismos: la información y la acción. Estos dos mecanismos se retroalimentan; no es posible tomar decisiones sin tener información suficiente sobre la situación que se enfrenta y sobre las alternativas de selección planteadas.
Enfoques en la Toma de Decisiones
Racionalidad Acotada
Se usa la razón para ejecutar los procesos, plantear modelos en el entorno interno, normas legales y políticas.
Intuición
Es un enfoque en que el subconsciente toma decisiones basado en experiencias anteriores.
Niveles de Decisiones
- Nivel estratégico
- Nivel táctico
- Nivel operativo
Tipos de Decisiones
Programadas
Son aquellas en las que ya se conoce el proceso a seguir, se sabe cómo realizar decisiones rutinarias (nivel operativo).
Semiprogramadas
Son una parte de decisión programada hasta un punto donde ya no es repetitivo (inicia en el nivel táctico y tiene implicaciones en el nivel estratégico).
No Programadas
No se tiene estandarizado el proceso para tomar decisiones, y esto se debe a que son decisiones poco frecuentes (nivel estratégico).
Factores que Influyen en la Toma de Decisiones
Buen Juicio
Permite analizar la situación que lleva a un proceso de toma de decisiones. Permite discernir qué información es necesaria, qué información debe desecharse y también permite determinar la información relevante o importante.
Experiencia
Es sumamente importante porque ha generado conocimiento a través de éxitos y fracasos en situaciones anteriores. Más que dar seguridad, también ayuda a solucionar más fácilmente la toma de una decisión.
Conocimiento
Se debe tener conocimiento en áreas relacionadas a la toma de decisiones.
Creatividad
Capacidad para crear alternativas de decisión. Va de la mano con la experiencia y con el conocimiento.
Habilidades Cuantitativas
Permiten evaluar las diferentes alternativas planteadas. Aquí se usa la estadística, dependiendo del tipo de alternativas que se esté utilizando.
Elementos de la Toma de Decisiones
Información
Información del entorno interno (visión, misión, procesos) y entorno externo (clientes, etc.). También se conoce la situación que nos lleva a la toma de decisiones.
Análisis
Es el proceso que se lleva a cabo cuando hay una toma de decisiones.
Proceso de Toma de Decisiones
Identificar la Situación que nos Lleva a un Proceso de Toma de Decisiones
El tomador de decisiones se encarga de recopilar información, organizarla, clasificarla, realizar un análisis y encontrar la información relevante.
Establecer Criterios de Decisión y Ponderarlos
Son pautas o requerimientos a cubrir o satisfacer. Luego se les da un valor o condiciones que cumplir, que son limitaciones.
Establecer el Conjunto de Posibles Alternativas
Son los posibles caminos para enfrentar la situación. Se usa más la creatividad y, por ende, el conocimiento y la experiencia.
Determinar el Conjunto de Alternativas de Solución
Cualquiera de estas alternativas cubre todos los requerimientos o necesidades y cumplen todas las condiciones.
Evaluar las Alternativas de Decisión
Evaluar con métodos estadísticos.
Seleccionar la Alternativa Óptima
No siempre se selecciona la más alta, influido por la experiencia y el buen juicio.
Implementar la Alternativa
Plan de Seguimiento
Es un entorno de certidumbre, se usa para saber hasta cuándo la decisión cubre las expectativas.
Entornos de Decisión
Entorno de Certidumbre
Es aquel en el que tenemos suficiente información respecto a la situación que nos lleva a tomar la decisión, a las alternativas de solución planteadas y conocemos los escenarios o eventos que pueden ocurrir.
Entorno de Riesgo
Se tiene información de la situación, alternativas y los escenarios que puedan ocurrir. Estrategias contra el riesgo: evitarlo, transferirlo y aceptarlo.
Entorno de Incertidumbre
Estructurado
No tenemos suficiente información de nada.
No Estructurado
No se conocen los eventos que pueden ocurrir y no conocemos la probabilidad.
Intuición
Es un procedimiento mental, no es un sentimiento.
Groupware
Son las tecnologías de la información y comunicación que ayudan a un grupo de personas que realiza una sola tarea (capa redes, hardware, repositorios).
Ventajas
- Mejora el rendimiento
- Disminuye los costos
- Mejora el trabajo en equipo
Componentes
Comunicación
Cómo se llega a compartir la información a través de un canal.
Coordinación
Se levantan cronogramas de trabajo para controlar las actividades que realizan el equipo de trabajo y que se cumplan de acuerdo a lo planeado.
Cooperación
A través de la cual los miembros del equipo realizan un acompañamiento continuo para apoyar con las actividades que se encuentran relegadas.
Objetivos
- Mejora la coordinación de las actividades determinando quién las realiza para evitar actividades repetitivas.
- Elimina las barreras del tiempo y el espacio.
Características del Groupware
Nos proporciona un entorno de trabajo adecuado con un ambiente colaborativo.
Workflow
Automatización y administración de los procesos en los negocios. Se encarga del flujo y control de la información a través de cada una de las actividades que constituyen y forman parte del procedimiento automático. Se puede ver que los documentos fluyen de un usuario a otro en el proceso con el fin de que cada uno realice la tarea con el procesamiento que le compete, de acuerdo a un conjunto de reglas y políticas previamente definidas.
Proceso de Negocio
Es un conjunto de actividades que buscan cumplir un objetivo de manera colectiva, en el mismo que define roles y perfiles que existen entre los integrantes del procedimiento que pertenecen a una cultura organizacional.
Objetivo del Workflow
Automatizar y administrar los procesos de negocio.
Funciones del Workflow
- Automatizar la secuencia de los procesos de negocio.
- Asignación de tareas al personal adecuado.
- Comunicar las tareas pendientes.
- Permite la colaboración de los integrantes con tareas comunes.
- Optimiza los recursos humanos y técnicos.
- Agiliza los procedimientos dando un buen servicio al cliente.
- Controla y monitorea la ejecución de los procesos.
Ventajas del Workflow
- Ahorro de tiempo gracias a la automatización de los procesos y su estandarización.
- Mejor atención al cliente.
- Movilidad del personal.
- Determinar el estado actual del trámite.